4 Procesos para Administrar Portafolios en una Organización

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Procesos Administrar Portafolios | Guía de Gestión del Portafolio de Proyectos | Cómo administrar un portafolio

La administración de portafolio es un proceso que permite a la administración ejecutiva de la organización lograr las metas y objetivos, a través de la toma de decisiones efectivas concernientes al proyecto y otros trabajos, ya sea en forma directa o bajo programas. La administración de portafolio llevada a cabo en un ambiente más amplio que el mismo portafolio, sus roles y procesos abarcan toda la organización.

En esta administración analizaremos elementos claves dentro del contexto de administración de portafolios. Daremos una vista preliminar a los procesos de administración de portafolios, identificaremos los interesados del portafolio y abordaremos la influencia que ejerce la administración de portafolio en la organización en temas como la cultura organizacional, el impacto económico, el impacto organizacional, y los factores ambientales de la organización.

Procesos  Administrar Portafolios
Procesos para Administrar Portafolios

Vista Preliminar del Proceso de Administración de Portafolio

Dentro de los elementos importantes dentro de la administración de portafolio se refiere, tenemos:

  1. Alineamiento de estrategia e inversión.
  2. Ciclo de vida de los componentes de la administración de portafolios.
  3. Ciclo de procesos de la administración de portafolio.
  4. Establecimiento del proceso de administración de portafolios.

Alineamiento de estrategia e inversión.

El proceso de administración de portafolios incluye procesos de:

  • Identificar
  • Clasificar
  • Evaluar
  • Seleccionar
  • Priorizar
  • Equilibrar
  • Autorizar

Los componentes dentro del portafolio. Los administradores del portafolio pueden evaluar los componentes del portafolio, o sea, los programas y proyectos, y el portafolio en conjunto. También en cuanto a su desempeño en relación a los indicadores claves y el plan estratégico de la organización. Durante un ciclo crítico de negocio, el administrador de portafolio supervisa y validará los componentes relativo a lo siguiente:

  • Alineamiento de la estrategia corporativa.
  • Viabilidad como parte del portafolio, esto en base a los indicadores claves de rendimiento y un nivel de rendimiento aceptable, lógicamente.
  • Valor y la relación con otros portafolios.
  • Disponibilidad de recursos y las prioridades del portafolio.
  • Adiciones y supresiones de componentes del portafolio.

La alta gerencia a través de la definición, articulación de las metas y objetivos estratégicos determina la estrategia general de la organización. Esta estrategia de la organización y los objetivos de negocios establecidos son entradas para el proceso de administración y portafolio y a su vez se manejan en este proceso para asegurarse que los componentes estén alineados y así asegurarse de alcanzar los objetivos de la organización.

En base a estas entradas, el equipo de administración de portafolio integra, selecciona, prioriza y aprueba los componentes propuesto para formar parte del portafolio. También a través de éstos se da la revisión de las capacidades estratégicas y tácticas. El portafolio provee información útil para el planeamiento y la administración de recursos. Así mismo esta información es útil para el monitoreo de la salud del portafolio una vez que esté en ejecución.

Entre las actividades que el equipo de administración de portafolio realiza para el alineamiento de la estrategia e inversión tenemos:

  • Equilibrio de portafolio. Este se refiere a comparar el retorno de corto vs el largo plazo. También los riesgos vs las oportunidades o beneficios que pueda dar el portafolio.
  • Secuenciación de componente del portafolio. Conocer las interdependencias que existen entre cada uno de los componentes, balancear los límites de recursos que hay de la organización disponible para ellos, etc.
  • Negociar acuerdos con interesados estratégicos. Esto es con altos ejecutivos, administradores operacionales, administrador de programas, etc.
  • Administración de recursos. Tiene que ver con la selección y priorización de los componentes que se debe realizar de acuerdo a los recursos existentes dentro de la organización.
  • Integración con la planeación estratégica. Aquí lo que busca es analizar las oportunidades de negocios y las amenazas a una estrategia definida.
  • Revisión de compuertas para los componentes.
  • Establecimiento de procesos de gobernabilidad. Esto mediante revisiones a procesos para determinar las probabilidades de éxitos o de cancelación de los proyectos o programas que compongan el portafolio.

Ciclo de Vida de los Componentes

Cada componente pasa a través de una serie de pasos antes de ser aprobados y luego para ser implementados. Para proveer control efectivo al portafolio, se llevan a cabo dos grandes revisiones:

  1. Grupo de Procesos de Alineamiento. Este tiene que ver con determinar cómo los componentes serán categorizados, evaluados, seleccionados, todo esto para ser incluidos y administrado dentro del portafolio.
  2. Grupo de Procesos de Monitoreo y Control. Tiene que ver con revisiones de indicadores de desempeño que se realiza de manera periódica y se hace para observar el alineamiento estratégico y verificar los beneficios para la organización.

Procesamiento de Componentes para Autorización

Los pasos que se siguen para la autorización de los componentes de un portafolio son:

  1. Identificación de componentes.
  2. Categorización de componentes.
  3. Evaluación de componentes. Aquí puede ser que solamente algunos de los componentes sean recomendados.
  4. Selección de componentes. La selección significa que los componentes que están en un listado corto y que no entrarán inmediatamente al portafolio. También se puede dar el rechazo de un componente en esta etapa.  Pendiente es similar a inactivado, excepto que con este componente no ha logrado un nivel de prioridad para ser autorizado; el componente permanece en una lista de candidatos para seguir posteriormente un proceso de priorización.
  5. Priorización de componentes. La priorización de componentes puede ser revisada.
  6. Equilibrio de componentes. Aquí se da la aprobación, también se da un rechazo que este puede ocurrir, inclusive en esta etapa.  También se puede dar una inactivación o una terminación de los componentes que han sido llevado a través de éstos procesos.
  7. Autorización de componente. En este paso, el componente se incorpora al portafolio.

Ciclo de Procesos de la Administración de Portafolio.

Las organizaciones pueden tener procesos de negocios regulares, requerimientos externos o requerimientos internos que pueden impulsar estos procesos de negocios. Pero dentro de la administración de portafolio el ciclo de proceso tiene las siguientes características:

  1. Administración de portafolios es un proceso de negocios continuo. El portafolio no es de carácter temporal.
  2. Ciertas actividades son llevadas a cabo periódicamente; otras, no.
  3. El propósito es representar las actividades del portafolio en los otros procesos del negocio.
  4. Una vez establecido el proceso de administración de portafolio, este no termina. Porque no es de carácter temporal.

Establecimiento del Proceso de Administración de Portafolios.

Es un proceso con actividades repetitivas, esto para la administración de decisiones relacionadas a los componentes de portafolio y la integración con otros. Pero para establecer un nuevo proceso de administración de portafolio, donde no existía uno o uno nuevo es requerido como resultado de una fusión o adquisición debe de haber una iniciativa que defina el proceso.

Para poder realizar el Establecimiento del Proceso de Administración de Portafolios, ciertos elementos son requeridos:

  1. Una estructura organizacional.
  2. Sistema de medición de desempeño (fronteras, autoridades, responsabilidades y tareas).
  3. Ejercicio de autoridad y control para las inversiones de portafolio.
  4. Sistema de auditoría por funciones y portafolio. Muy importante.

Ahora miremos algunos ejemplos de los documentos que se generan durante la definición del establecimiento del proceso administración de portafolio:

  • Primero se da el documento de la estructura organizacional del portafolio.
  • También se requieren los roles y responsabilidades que deben de estar dentro del portafolio.
  • Se realiza el plan de administración de portafolio.
  • Plan de administración de riesgos de portafolio.
  • Plan de comunicación de portafolio. Cómo se van a establecer las comunicaciones del portafolio hacia la alta gerencia y de los componentes del portafolio hacia el portafolio.
  • Procesos de autorización de componentes. Es muy importante establecer cuáles son los proyectos que van a integrar el portafolio.
  • Plan y procesos de gobernabilidad de portafolio. Estos planes y procesos no solamente van a servir para el portafolio, sino que también van a ser los lineamientos por los cuales los proyectos y los programas se van a regir.

Procesos para la Administración de Portafolios en una Organización

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