Administración de beneficios de un Proyecto

Administración de beneficios de un Proyecto

ADMINISTRACIÓN DE BENEFICIOS DE UN PROYECTO | ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE BENEFICIO? | CATEGORIZACIÓN DE BENEFICIOS | CICLO DE VIDA ADMINISTRACIÓN DE BENEFICIOS

El beneficio es el resultado  de  acciones  y  comportamientos  que  proporciona  utilidad  a  las  partes  interesadas (stakeholders).  Entiéndase por utilidad dentro del contexto útil. Los ejemplos de beneficio son el incremento de los ingresos, la reducción de los cotos, reducción de desperdicios, etc. En síntesis, el logro de un objetivo es un beneficio, por lo que es el beneficio es el resultado de un programa.

¿Qué es la administración de beneficio?

Es el conjunto de actividades que definen, crean, maximizan y sostiene los beneficios creados por  el programa, mediante el uso de herramientas, técnicas y planeación.  El éxito de un programa se mide en el grado que es logra obtener los beneficios por el cual fue creado. Según estudios realizados en EE. UU., se estima que un 15% de las organizaciones efectúan un seguimiento de los beneficios por los programas y los proyectos.

Categorización de beneficios

  • Directos o tangibles: Se clasifican en Beneficios financieros y Beneficios no financieros. Los Beneficios financieros son medibles por medio del circulante: incremento de ingresos, reducción de costos, etc. En cambio los Beneficios no financieros son beneficios medibles, pero no por medio del circulante, como la retención de clientes, rotación de personal.
  • Indirectos o intangibles: Marca, responsabilidad social, conciencia ambiental, etc.
  • Beneficios difíciles de cuantificar y medir: Acceso a otros mercados, grado de competitividad, etc.

Ciclo de vida administración de beneficios

Este análisis ayuda a la definición de una línea base y verificar el progreso del programa. Según el PMI, el  Ciclo de vida administración de beneficios  es el conjunto de procesos y medidas para dar  seguimiento y evaluación de beneficios a través del ciclo de vida del programa. Al inicio del ciclo de vida debe existir un enlace con el plan estratégico de la organización identificando de forma clara los beneficios que persigue una empresa  con el fin de permitir la priorización de programas dentro del portafolio de la empresa. El ciclo de la administración de beneficios contempla 4 fases:

  • Identificación  de  beneficios:  Que  beneficios  se  pueden  obtener  del  programa  apoyando  la  estrategia de la organización.
  • Análisis  de  la  planeación  y  beneficios:  Cuantos  y  como  se  esperan  obtener  los  beneficios  identificados.
  • Realización de beneficios: El hecho de lograr los beneficios de acuerdo con el plan establecido y la medida esperada.
  • Transición  de  beneficios:  Acciones  para  dar  continuidad  a  los  beneficios  obtenidos,  una  vez  finalizado el programa.

1- IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIOS

Incluye la identificación, descripción y clasificación de beneficios. En ese sentido, debe de tenerse muy en cuenta el plan estratégico para la identificación de beneficios, para establecer un alineamiento claro con los objetivos estratégicos a largo plazo de la organización. Cualquier cambio estratégico de la organización, requerirá de una revisión a los programas y beneficios esperados, potencialmente, esto podría representar el cierre del programa. También se deben desarrollar los indicadores claves de desempeño (KPI) que representan la métrica de beneficio.

Los elementos clave para la adecuada identificación, descripción y clasificación de beneficios se  requieren:

  • Entender la estrategia de negocio
  • Describir cada uno de los beneficios esperados dentro del plan estratégico
  • Determinar los beneficios esenciales esperados
  • Comparar el estado actual al escenario esperado post programa
  • Compara el estado actual al escenario proyectado en caso de no implementar el programa
  • Determinar las premisas para estimación de beneficios

Un ejemplo, es aquel relacionado con  una empresa  que tiene planeado una reducción de emisiones de CO2 y cuenta con 3 años para lograrlo (el plan estratégico se presenta a continuación):

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Se tiene que a pesar de la implementación del programa las emisiones continuarán creciendo. Esto se debe a que el programa solo prevé remplazar tecnología vieja, los equipos que no se reemplazaran han demostrado que producen 0.1 toneladas CO2 por año, y eso será objetivo para implementar otro
programa.

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Se  cuenta  con  3  gráficas, la  roja  muestra  la  proyección  de  las  emisiones  sin  que  se  haga  algo  para reducirlas,  esta  grafica  incluye  el  valor  de  0.1  toneladas  adicionales  por  año  que  se  produce  y  que  el programa no va a reducir. La grafica azul muestra la contribución del programa en la reducción de emisiones. La grafica verde muestra el nivel de emisiones o KPI que desea tener la organización que es de 8 ton. Las 14.3 toneladas provienen (grafica azul), provienen de la reducción de 0.1 toneladas que el programa proveerá el primer año, dado que todos lo años incrementará la producción en 0.1.

Entonces se tiene el valor de 15.3 ton que es el valor actual. A este valor se le reduce el 1.1 ton que es la ejecución  del programa y se le suma 0.1 que surge del equipo que no será  reemplazado, esto da como resultado el valor de 14.3 ton obtenido para el primer año. Para el segundo año se prevé una reducción a 12.1 ton. Se toman los 14.3 y se les resta el 2.3 que es el nuevo valor de reducción y se le suma el 0.1 por equipo no reemplazo. Finalmente, el programa llevará a una reducción de 9.6. Cualquier cambio en la estrategia corporativa debe servir como detonante para revisar los objetivos del programa y los beneficios del programa estableciendo una terminación del programa o un realineamiento estratégico del mismo. Tal como se observa en el ejemplo, existe una diferencia entre el KPI del programa y lo esperado por la empresa aspecto que implica ampliar el programa o definir uno nuevo.

2- Análisis de la planeación y beneficios

Establece la definición de la táctica por la cual los beneficios identificados serán alcanzados. El proceso de planificación de objetivos es iterativo, y debe ser visitado en tiempos establecidos. Algunas de las actividades en la planeación son:

  • Determinar y priorizar los componentes (proyectos), que apoye el monitoreo de la realización de beneficios.
  • Análisis cuantitativo de beneficios (riesgo, costo, beneficio), con el fin de permitir la medición  durante la ejecución del programa y después (transición a operaciones)
  • Establecer el plan de realización de beneficios y método de monitoreo, para apoyar la ejecución del programa, seguimiento y reporte sobre la obtención de beneficios, con énfasis en los recursos necesarios, interdependencias de beneficios y las limitaciones.
  • Describir los beneficios en el plan de programa, establecer las correlaciones entre los beneficios esperados por el programa y los de sus componentes (proyectos).

3. Realización de beneficios

Dependiendo de la naturaleza del programa, la entrega de los beneficios esperados podría pertenecer a una de las siguientes categorías:

  • Repentino: los beneficios del programa son obtenidos a la vez, después de un periodo corto, el programa inicia la entrega de los beneficios.
  • Incremental: los beneficios se obtienen antes de la conclusión del programa, es decir, que cada componente del programa va sumando beneficios al total esperado por el programa.
  • Transitorios: los beneficios tienen un plazo de tiempo a través del cual se pueden realizar. Después de cierto tiempo el impacto de este desaparece o se reduce al mínimo, este esquema se presenta como una ventana de oportunidad comercial o la implementación de una tecnología.

Las tres principales actividades durante esta fase son:

3.1 Monitoreo y componentes

Proveer la información necesaria para pronosticar la realización futura de los beneficios esperados. Compara el valor pronosticado con el esperado para determinar posibles desviaciones. Realizar un análisis de causa y plantear acciones correctivas en el caso de existir desviaciones.

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Se define el monitoreo de los componentes proyectados, este se realiza por componente se comparan los beneficios planeados para una fecha determinada y se realiza una proyección. Esta proyección es parcial a  los  beneficios  utilizando  los  rendimientos  actuales  y  se  hace  hasta  la  fecha  de  medición,  luego  se determinan si van a existir desviaciones y se determinan sus causas, así como las acciones correctivas relacionadas.  A  diferencia  de  hacer  una  relación  entre  lo  actual  y  planteada,  se   trata  de  hacer  una referencia de cómo está el programa de acuerdo con una proyección de rendimiento actual, con el fin de anticiparse  a  problemas  que  pueden  impactar  el  programa  y  que  puedan  afectar  la  realización  de beneficios.

Lee también: Formatos para control y monitoreo de adquisiciones

3.2 Mantenimiento de registro de beneficios

  • Recolección de la información concerniente a la realización del beneficio
  • Debe realizarse en forma periódica con la comparación de beneficios esperados vs beneficios realizados.
  • Para los programas en que se obtiene los beneficios al final de su ejecución se debe monitorear constantemente la salud del programa.
  • La métrica utilizada para medir y registrar los beneficios obtenidos debe ser la misma establecida en el plan de trabajo para la realización de beneficios (KPI).

A continuación, se muestra el formato para el registro de beneficios.

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3.3 Reporte de beneficios

Los administradores de programa deben evaluar periódicamente y reportar los beneficios obtenidos:

  • Business case del programa (caso de negocios)
  • Plan de realización de beneficios
  • Plan de trabajo de beneficios
  • Los beneficios reales a la fecha
  • Análisis de los interesados del programa
  • Administración del plan de comunicaciones del programa
  • Estrategia de comunicaciones
  • Bitácora del programa
  • Cronograma del programa

También deben incluirse los recursos de programa a la fecha:

  • Los recursos del programa utilizados hasta la fecha en comparación con los beneficios obtenidos
  • Actualizaciones  de  los  recursos  necesarios  con  el  fin  de  entregar  los  beneficios  esperados restantes
  • Las decisiones de gobernabilidad de programa que afectan la realización de beneficios ya sean positiva o negativamente.
  • Alineamiento estratégico de los beneficios a las metas y objetivos de la organización
  • Actualización sobre la situación de los riesgos asociados con la obtención de beneficios
  • El  programa  en  su  conjunto  (rendimiento  de  su  competencia),  en  términos  de  presupuesto, cronograma, calidad y asignación de recursos.

4- Transición de beneficios

  • El  paso  final  en  el  ciclo  de  vida  es  la  transición  formal  de  los  beneficios  para  los  clientes  del programa, los usuarios finales, o de un producto de apoyo dentro de la organización.
  • En este momento, el programa se ha cerrado y sus beneficios se han obtenido con éxito.
  • En el plan de transición del programa, las partes interesadas deber de participar activamente en el proceso de transición.
  • Los interesados ahora son responsables de mantener los beneficios.

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