Caso de Negocios para Financiar un Programa

CASO NEGOCIOS PROGRAMA |CARACTERÍSTICAS DEL CASO DE NEGOCIOS | ELEMENTOS DE UN CASO DE NEGOCIO | IDENTIFICACIÓN DE COSTOS/BENEFICIO | HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DEL CASO DE NEGOCIO | EJEMPLO MATRIZ DE CONTRIBUCIÓN ESTRATÉGICA

El caso de negocios está destinado a justificar la financiación del programa y asignación de recursos para este. Es un argumento por lo general documentado, que tiene por objeto convencer a un tomador de decisiones para aprobar algún tipo de acción.

Características del caso de negocios

El caso de negocios permite al equipo del programa obtener el financiamiento necesario y la aceptación por parte de la organización para el programa. También se utiliza para evaluar el éxito del programa a partir de los beneficios obtenidos, también se trata de demostrar que el programa es compatible con los organismos estratégicos de la organización a través del caso de negocios y en la mayoría de las organizaciones este caso se basa en factores financieros como ser la TIR, VPN etc, pero también existen otros factores de igual importancia que son analizados como se verá en la presentación.

  • Obtener el financiamiento
  • Evaluar el éxito del programa
  • Demostrar compatibilidad con los objetivos estratégicos
  • Se basa en los factores financieros (TIR, VPN, etc.)

Elementos de un caso de negocio

El caso de negocios está configurado por dos elementos:

  • El caso de negocios preliminar: se propone de la propuesta conceptual y de la identificación costo  beneficio Luego se realiza un análisis del caso de negocios preliminar para proceder al caso de negocio detallado.
  • El caso de negocios detallado.
Caso Negocios Programa

La propuesta conceptual del caso de negocios preliminar se compone de las siguientes actividades:

  • Justificación y conductores del programa: aquí se estudian las razones por las cuales el programa o proyecto debe de llevarse a cabo. Este incluye las oportunidades y problemas que se van a tratar
  • Propósitos y objetivos del programa: se identifican los objetivos principales del programa, el alcance de alto nivel, los plazos del programa y beneficios de mayor relevancia que se esperan
  • Clasificación del programa: se determina qué tipo de actividades cubrirá el programa, de transformación, mejora continua, mantenimiento de conformidad, estas se necesitan definir para evaluar el impacto del programa en el negocio
  • Contribución estratégica: ósea los factores críticos de éxito, como el programa contribuirá a cada uno de estos factores
  • Evaluación de capacidad de realización: es la capacidad de realización del programa basadas en factores predefinidos
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  • Entregables claves e hitos del programa: estos tienen que ver con las fechas para los entregables claves asumiendo la aprobación del programa.
  • Identificación de riesgos mayores: que pueden impactar los objetivos estratégicos, se requiere la identificación de las amenazas y oportunidades
  • Requerimiento de recursos humanos: es una lista de especialidades y experiencias a grandes rasgos que ocupara el programa y sus componentes para llevar a cabo
  • Impacto en la organización: es el impacto del programa dentro de la organización, se requiere poder identificar las posibles interacciones con otras actividades y las fuentes de conflicto
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Identificación de costos/beneficio

Costos: se realiza la estimación de orden de magnitud para el costo del programa, se incluyen los costos fijos o variables en los cuales el programa puede incurrir.

  • Plan de Realización de beneficios financieros: es un esbozo de los posibles beneficios financieros cuando se esperan y quien es el responsable de su realización, tenemos que un beneficio financiero es un beneficio tangible que tiene una relación de causa y efecto rastreable.
  • Plan de Realización de beneficios no financieros: también es un esbozo de los posibles beneficios no financieros cuando se esperan y quien es el responsable de su realización, es cualquier beneficio que no puede ser explícitamente expresado en dinero o valor monetario o no tiene una relación causa u efecto rastreable.

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Herramientas para el análisis del caso de negocio

Estas herramientas se utilizan para la evaluación de la contribución del programa a los objetivos estratégicos. La primera herramienta es la matriz de contribución estratégica, está basada en los factores críticos de éxito. Primero se utilizan los factores críticos de éxito con los pesos o ponderaciones asignados posteriormente. Estos análisis pueden venir de un análisis de ponderación simple o una comparación por pares que se haya realizado anteriormente. Luego se da una descripción de como el programa y los proyectos del programa contribuyen a ese factor crítico de éxito en particular, se asigna una calificación a la contribución del programa en relación a ese factor crítico de éxito esta calificación es de 1 a 10, es asignada por el grupo del programa, por grupos focales, interesados claves la junta de dirección de programas etc. Se multiplica esta calificación por el peso asignado a los factores críticos de éxito y esta operación se multiplica por 100. Al final se suman todos los factores críticos de éxito la suma total es la contribución del programa a los objetivos estratégicos de la organización.

Ejemplo Matriz de Contribución Estratégica

Las ponderaciones fueron asignadas por ponderación sencilla o comparación de pares, el peso es en base a como el factor contribuye con los objetivos estratégicos de la organización y que tan importantes son para la organización.

Calificación: Cero significa que el programa no contribuye y 10 que el programa está totalmente orientado a realizar el factor crítico de éxito que se está analizando.

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Capacidad de realización

Capacidad que tiene una organización para llevar a cabo un conjunto de programas y proyectos tomando en cuenta la carga de trabajo actual y futura. La oferta y la demanda son factores claves de la realización de una organización, cuando hablamos de oferta nos referimos a los recursos disponibles en términos de capacidad competencia prestaciones etc, que tiene la organización y demanda son los recursos requeridos por el programa, proyectos, los proyectos actuales y futuros.

Factores para determinar la capacidad de realización: el análisis de estos ayuda a determinar si la organización puede llevar a cabo o no el programa:

  • Factores financieros: medimos la dificultad para realizar el programa en lo que respecta a la disponibilidad de fondos. Tambien tiene que ver con el costo total estimado, el impacto en el flujo de caja de la organización, las fuentes de financiamiento, el retraso en los beneficios esperados etc.
  • Parámetros y limitaciones: incluyen criterios impuestos por el cliente, la estructura organizacional, y la vida del programa, un ejemplo es el tipo de contrato que se da para el programa el cronograma de trabajo, los recursos disponibles para llevar a cabo el programa
  • Recursos Humanos y factores de la gente: el recurso humano con el que cuenta la organización o que pueda adquirir.
  • Complejidad: grado de dificultad para realizar el programa, tipo de trabajo que se va a llevar a cabo, poder manejar las interdependencias de los entregables que van a generar los proyectos, manejar la cantidad de interesados y el poder que puedan tener, claridad de los objetivos, beneficios que se esperan, claridad del alcance y los factores críticos de éxito entre otros.

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