¿Cómo hacer una gestión de adquisiciones?

Adquisiciones en base a rendimiento

CÓMO GESTIÓN ADQUISICIONES | QUÉ ES LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES | CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES | QUÉ INCLUYE UN PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Se comienza con la solicitud de propuestas, estas corresponden al documento que se emplea para la contratación de servicios de consultoría (empresas). Es un documento estructurado que refleja la normativa del contratante, se compone de secciones y posee secciones inmodificables y secciones modificables.

Secciones necesarias para realizar las adquisiciones

Sección 1: Carta de invitación

Invita a ofertantes potenciales a presentar oferta. Incluye:

  • Fecha de la invitación (o publicación)
  • Nombre del proyecto
  • Contratante
  • Lista de invitados (si es a través de lista corta)
  • Método de selección
  • Indicación de las secciones del documento
  • Solicitud de expresión de interés en participar

Sección 2. Instrucciones a los consultores

Indica las reglas a través de las cuales se realiza el proceso de contratación (previo a la adjudicación). Se divide en subsecciones

  • Definiciones importantes
  • Introducción (a manera de antecedentes)
  • Ética: Conflicto de interés, Ventaja injusta, Fraude y/o corrupción
  • Elegibilidad y origen de los bienes /  consultores
  • Cantidad de propuestas
  • Validez de la propuesta
  • Sub-consultores
  • Aclaración / enmiendas al documentos de solicitud de propuesta
  • Preparación de propuestas
  • Idioma de la oferta y comunicaciones
  • Forma y contenido de la Propuesta técnica
  • Precio de los servicios (moneda)
  • Impuestos
  • Presentación de las propuestas (fecha y hora límite)
  • Evaluación de las propuestas: Según el método de adjudicación
  • Negociación
  • Adjudicación del contrato
  • Confidencialidad

En la sección 2 se incluye una apéndice denominado Hoja de Datos que permite establecer algunos parámetros importantes para el proceso, evitando así se modifique el texto del cuerpo principal de la sección 2. Cada elemento de la Hoja de Datos hace referencia un numeral de la sección 2 al cual completa. En este apéndice se incluye entre otros: Nombre del contratante, Realización de reunión informativa, Insumos a ser dados por el contratante, Idioma de la oferta, Esfuerzo estimado / presupuesto fijo, Tipo de oferta técnica (simplificada / extendida), Listado de gastos reembolsables, Número de copias de la propuesta, Dirección, fecha y hora para presentar propuesta, Criterios de evaluación, Tasa de cambio, Formula para la ponderación de las calificaciones y Fecha prevista de: Negociación e Inicio de servicios.

Lee también: Introducción a la Gestión de las adquisiciones

Sección 3. Formularios de oferta técnica

Se incluyen formularios estándar para la presentación de la información. Tipos de formulario:

  • Presentación de la propuesta técnica          
  • Experiencia y organización del consultor     
  • Observaciones y sugerencias a TdR
  • Enfoque, metodología y plan de actividades
  • Composición del equipo y asignación de responsabilidades
  • Hoja de vida del personal profesional propuesto
  • Calendario de actividades del personal       
  • Plan de trabajo

Sección 4. Formularios de oferta financiera / económica

Se incluyen formularios estándar para la presentación de la información. Tipos de formulario:

  • Presentación de la propuesta de precio             
  • Resumen de precios    
  • Desglose de precios por actividad          
  • Desglose por remuneraciones
  • Gastos reembolsables 
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Sección 5. Términos de referencia

Los términos de referencia generalmente contienen las siguientes secciones:

  • (a) Antecedentes;
  • (b) Objetivos;
  • (c) Alcance de los servicios;
  • (d) Capacitación (si corresponde);
  • (e) Informes y calendario de actividades, y
  • (f) Información, servicios locales, personal e instalaciones que proporcionará el Contratante          

El Contrato establece las reglas del juego durante la ejecución de los trabajo. Existen tres (3) tipos de contrato:

Contratos para trabajos arriba de USD 200,000

Sobre la base de Tiempo Trabajado: para trabajos complejos cuya remuneración se basa en el tiempo efectivamente empleado por el Consultor en la prestación de dichos servicios. En este caso, los servicios no puede definirse con suficiente precisión, o la duración y cantidad de los servicios depende de variables que están fuera del control del Consultor.  En los contratos sobre la base de tiempo trabajado, el Consultor presta los servicios durante tiempo determinado de acuerdo con las especificaciones de calidad.  El Consultor basa la remuneración en: (i) tarifas unitarias acordadas para el personal del Consultor multiplicadas por el tiempo real que el personal emplea en la ejecución del trabajo, y (ii) los gastos reembolsables utilizando gastos reales y/o precios unitarios acordados. Este tipo de contrato requiere que el Contratante supervise rigurosamente al Consultor y se involucre en la ejecución diaria del trabajo.

Remuneración mediante pago de Suma Global: Cuando se contraten servicios de firmas consultoras mediante el pago de una suma global. Se utilizan cuando la definición de los trabajos que se han de realizar es clara y precisa, el riesgo comercial que asume el Consultor es relativamente bajo y por lo tanto, cuando el Consultor está en condiciones de realizar los trabajos por un precio global predeterminado y convenido. Dicho precio se establece sobre la base de los datos, incluyendo las tarifas proporcionadas por el Consultor. El Contratante conviene en efectuar los pagos al Consultor conforme a un calendario de pagos relacionado con la entrega de ciertos productos, como por ejemplo  informes. Una ventaja importante de los contratos de suma global es que son fáciles de administrar, ya que el Contratante sólo tiene que manifestar su satisfacción con los productos recibidos, sin controlar el trabajo del personal.  Normalmente los distintos tipos de estudios, como encuestas, planos maestros, exámenes y estudios técnicos, económicos, sectoriales, de factibilidad y de ingeniería, se realizan conforme a esta modalidad.

Para montos menores a USD 200,000:

Trabajos menores mediante pago de una suma global. En el caso de los contratos complejos, estos constan de cuatro (4) partes: El Contrato, que deberá ser firmado por el Contratante y el Consultor; las Condiciones Generales del Contrato, las Condiciones Especiales del Contrato y los Apéndices. Las Condiciones Generales no pueden modificarse, para ello se emplean las Cláusulas de las Condiciones Especiales. Esta sección permite determinar la elegibilidad de los consultores en función de:

  • Países Miembros: Países prestatarios y Países no prestatarios
  • Criterios para determinar: Nacionalidad, Origen de los bienes y Origen de los servicios

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