Conoceremos las metodologías y distintos procedimientos de cálculo de los diversos tipos de costos e inversiones que se deben considerar en la evaluación de un proyecto, para su posterior incorporación en los flujos de caja. Es importante diferenciar entre las Inversiones, que por lo general son compras de activos que no son gastos deducibles de impuestos y los costos o egresos de operación que se registran en el estado de situación o de pérdidas y ganancias, justo antes de los impuestos por lo que permiten reducir la utilidad contable y por ende reduce la cantidad de impuestos a pagar.
Inversiones del Proyecto
La mayoría de inversiones de un proyecto se realizan en la etapa previa a la entrada en operación del mismo, sin embargo existen otros costos que se dan durante la operación, como lo son las inversiones en sustitución de activos. Las inversiones de reemplazo o sustitución de equipos se deben incluir en los flujos de acuerdo con la vida útil de cada activo, misma que se puede calcular bajo diferentes criterios como:
Inversiones:
- Criterio Contables: supone que los activos se deberán reemplazar en la misma cantidad de años en que pueden ser depreciados contablemente.
- Criterio Técnico: define el periodo de reemplazo en función de estándares de predeterminados de uso, que se relacionan con tasas estudiadas de fallas, obsolescencia de los equipos, horas de trabajo, años, unidades producidas u otra forma donde primen las características físicas de las inversiones.
- Criterio Comercial: determina el período de reemplazo en función de alguna variable comercial generalmente asociada a la imagen corporativa. Por ejemplo: renovación de flotilla de camiones repartidores para dar imagen de modernidad e higiene y/o compromiso con el medio ambiente.
- Criterio Económico: estima el momento óptimo de la sustitución, es decir, cuando los costos de continuar con un activo son mayores que los de invertir en uno nuevo.
Por otra parte es importante reconocer todos los costos asociados con la sustitución o reemplazo de activos, incluidos aquellos costos “ocultos” o intangibles, tales como adecuación de áreas físicas. Por ejemplo, el reemplazo de equipo de radiológico en el Hospital Escuela. Otros elemento que se debe considerar es lo que se denomina Desinversión, este concepto se refiere a la liberación de recursos de la empresa causados por el abandono o contratación vía outsourcing. Ejemplo: cierre de una agencia o sucursal o la contratación de una empresa distribuidora.
Capital de Trabajo
Para efectos de la inclusión del capital de trabajo en los flujos de caja, el mismo se debe considerar solamente en el primer año, ya que se espera que el mismo proyecto en operación, genere los flujos necesarios para recuperar y tener disponible el capital de trabajo en cada periodo. Existen tres métodos para calcular el monto a invertir en capital de trabajo:
Método Contable
Proyecta los niveles promedio de activos corrientes o circulantes (recursos mantenidos en caja, cuentas por cobrar a clientes e inventarios) y de pasivos circulantes (créditos bancarios de corto plazo, deudas con proveedores y otras cuentas de corto plazo). Luego se calcula la inversión en capital de trabajo requerida como la diferencia entre pasivos circulantes menos activos circulantes. Este modelo se aplica en empresas en marcha, donde se puede obtener información histórica del capital de trabajo, estableciendo su relación con alguna variable conocida del nuevo proyecto, como el volumen de producción, costo de los insumos, etc. Y se usa principalmente cuando se hace la evaluación de proyectos a nivel de perfil o de prefactibilidad.
Ejemplo: Una empresa produce queso y con base en sus datos histórico ha definido una función para prever el monto de capital de trabajo contable según sea el monto de las compras anuales de leche: Ctc = 6,947 + 0.65 Lc. Donde Ctc es el Capital de Trabajo Contable y Lc es el monto anual de las compras de leche.
Entonces, si está evaluando una posible ampliación, que obligará a aumentar las compras de leche en US$54,000.00 anuales, se puede estimar el capital de trabajo adicional necesario, sustituyendo el valor en la ecuación anterior: ICT0 = 6,947 + 0.65(54,000) = US$42,047. Donde ICT0 es el monto de inversión inicial estimado para garantizar el financiamiento de la inversión durante el primer año de operación.
Método de Periodo de Desfase
Calcula la inversión en capital de trabajo como la cantidad de recursos necesarios para financiar los costos de operación desde que se inician los desembolsos hasta que se recuperan. Para ello, toma el costo promedio diario y lo multiplica por el número de días estimados de desfase, de la siguiente manera: ICT0 = ( Ca1 / 365 ) * n Donde ICT0 es el monto de inversión de capital de trabajo inicial, Ca1 es el costo anual proyectado para el primer año de operación y n es el número de días de desfase entre la ocurrencia de los egresos y la generación efectiva de los ingresos. Dado que este método trabajo con promedios diarios, es aplicable a nivel de estudios de prefactibilidad, incluso en estudios de factibilidad siempre y cuando no se estén evaluando situaciones de mercado con estacionalidades marcadas.
Ejemplo: Según datos históricos, una clínica de maternidad, del total de partos que atiende, un 18% son normales y un 82% son por cesárea. Por otra parte, el tiempo promedio de permanencia de las pacientes es de 2.0 días para partos normales y de 3.5 días para cesáreas.
Entonces, la permanencia promedio ponderada es:
| 0.18 x 2.0 = 0.36 |
| 0.82 x 3.5 = 2.86 |
| Permanencia Promedio = 3.23 |
La clínica tarda aproximadamente 4 días en facturar y se conoce que del total de pacientes, el 40% no tiene seguro de gastos médicos y paga de la siguiente manera: 30% al Contado, 70% a Crédito a 30 días. El otro 60% de los pacientes, si tiene seguro de gastos médicos y la cobranza a la empresa aseguradora tarda 60 días.
En resumen:
| Permanencia Promedio = 3.23 días |
| Promedio días Facturación = 4.00 días |
| Cobranza Promedio = 44.40 días |
| Período de Desfase a financiar = 51.63 días |
Si el costo anual de la clínica es de US$365,000.00, volviendo a la fórmula tendríamos que:
| ICT0 = ( Ca1 / 365 ) * n |
| ICT0 = ( 365,000 / 365 ) * 51.63 |
| ICT0 = US$ 51,630 |
Método del Déficit Acumulado Máximo
Se considera que es el método más exacto de los tres estudiados. A diferencia de los anteriores, este método considera la posibilidad real de que durante el período de desfase se produzcan tanto estacionalidades en la producción, ventas o compras de insumos, así como ingresos que permitan financiar parte de los egresos proyectados. Para ello elabora un presupuesto de caja donde detalla, para un periodo de doce meses, la estimación de ingresos y egresos de caja mensuales. A diferencia del flujo de caja del proyecto, que se elabora por períodos generalmente anuales, aquí debe incluirse egresos que suceden en los diferentes meses del año.
Ejemplo Método del Déficit Acumulado Máximo:
Una empresa busca determinar el monto que deberá destinar a la inversión en capital de trabajo si se aprueba la fabricación y venta de un nuevo producto para aprovechar la capacidad instalada ociosa. El proceso de producción demora veinte días y se estima un período promedio de ventas de 10 días. Como resultado del estudio de mercado, se proyecta vender las cantidades mensuales que se muestran en el siguiente cuadro a $65 cada una. Durante los meses de mayo, junio y julio, el negocio enfrenta una disminución en las ventas ocasionada por una estacionalidad estructural y, por lo tanto, se puede suponer que se mantendrá en los próximos años.
De acuerdo con las políticas comerciales de la empresa, se prevé un cobro de un 30% al momento de materializarse la venta, un 40% a 30 días y el 30% restante a 60 días.
Para calcular los egresos mensuales, se debe definir primero la cantidad de unidades a producir cada mes. Para ello, se aplicará la siguiente ecuación: Pp = Pv + If – Ii. Donde Pp es el programa de producción mensual, Pv es la proyección de unidades vendidas mensualmente, If es el inventario que debe estar disponible a fin de mes, Ii es el inventario inicial del mes, que es igual al inventario final del mes anterior.
Como la producción es un proceso continuo, no requiere tener el total de las ventas disponibles el primer días del mes. En este caso, se supondrá que la política de la empresa es mantener el 66.67% de las ventas proyectadas para el mes como inventario de seguridad equivalentes o terminados al principio de ese mes.
Entonces, el programa de producción mensual quedará así:
Conocido el programa de producción esperada mensualmente, se calculará el costo directo e indirecto de producción y ventas. Para ello se supondrá que en materiales directos se gasta $14.8 por unidad y $4.2 en mano de obra directa.
Los costos fijos de fabricación se estiman en $3,926 mensuales, los de administración en $5,667 y los de venta en $3,432.
Además, se contempla el pago de una comisión a los vendedores equivalentes al 3% sobre los ingresos efectivos. Se supone que la materia prima se paga en el mes en que se adquiere, aunque lo usual es que si el mercado proveedor muestra que existen políticas de crédito para el abastecimiento, estas deban incluirse tal cual se hizo con las ventas.
Ahora, proyección del estado de egresos mensuales sería:
Con la información anterior, se calcula el saldo de caja mensual y acumulada. Como su nombre lo indica, se debe buscar el Máximo Déficit Acumulado en el año y asumir que lo que se requiere es financiar dicho monto con capital de trabajo.
Costos e Inversiones de un Proyecto
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