Cuál es la Relación entre Administrar Portafolios y Programas

Administrar Portafolios Programas

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Según PMI, portafolio es la megaestructura que cubre los programas, proyectos, operaciones y otros trabajos para alcanzar los objetivos estratégicos. Cabe hacer notar que no todos los componentes dentro de un portafolio son interdependientes o relacionados, pero comparten un fondo de recursos, que los programas y proyectos dentro del portafolio pueden competir por este. ¿Qué significa esto? Supongamos que tenemos un programa de viviendas, y que este programa de viviendas tiene dos proyectos. Uno que es la construcción de una urbanización con unidades básicas de bajo costo y el otro proyecto son edificios de apartamentos económicos para familias de escasos recursos. A medida que se va llevando a cabo el programa y que los proyectos se están construyendo, el administrador de programas se da cuenta de que uno de los proyectos, el proyecto de la urbanización, resulta más caro que el proyecto de edificios. Entonces decide él reducir el proyecto de urbanización y ampliar el proyecto de edificación de los apartamentos. Lo que ha hecho el administrador de programa ha maximizado los beneficios, porque se ha dado cuenta de que esos recursos que están resultandos caros aplicados a un proyecto lo transfiere al otro proyecto, como resultado van a ver más apartamentos que casas entonces va a lograr tener vivienda para mayor cantidad de personas que simplemente haber hecho los dos proyectos como se estaba planteando.

El ejemplo lo que quiere decir es que los proyectos dentro de los programas pueden ser que compitan por estos recursos y el administrador de programas como su principal obligación es la maximización de los beneficios él va a tomar carta para poder hacer o llevar a cabo esa maximización de beneficios. La dirección de influencia fluye desde los portafolios hacia los programas y esta influencia se refiere al lineamiento estratégico, la gobernabilidad, la resolución de solicitudes de cambio y el impacto de cambio que proviene del portafolio al programa.  La retroalimentación que provee el programa es en forma de información. Esta información son los reportes de desempeño, las solicitudes de cambio, que puede provenir del mismo programa o que puede ser que vengan desde los proyectos.

Necesidades de los portafolios

Queda claro que los programas son influenciados por las necesidades de los portafolios, estas necesidades son:

  • La estrategia organizacional, o sea, desplegar esta.
  • El logro de los objetivos estratégicos,
  • La obtención de los beneficios, que soporten los objetivos estratégicos que provee el programa,
  • Los fondos establecidos en los portafolios para el programa, proyecto y otras actividades, entre otros.

Todo esto se integra dentro del programa, en forma de: Tiempos, alcance, entregables y presupuestos:

Las necesidades de los portafolios se verán reflejadas e integradas en el programa, en forma de alcance del programa, o sea, los beneficios que debe cumplir el programa para sostener los objetivos estratégicos o sustentar los objetivos estratégicos que persigue el portafolio. Los entregables, o sea, la composición de proyectos que debe tener el programa para alcanzar los beneficios que el programa persigue y a su vez los objetivos estratégicos que el portafolio busca alcanzar. El presupuesto en la forma de, el presupuesto, para el programa y sus componentes porque del portafolio va a salir el presupuesto para el programa y del programa va a salir el presupuesto para los proyectos y operaciones. Aquí se debe pensar también y se debe incluir en el presupuesto para poder transicional un proyecto a una operación. Los tiempos, o sea, el tiempo requerido para alcanzar los beneficios que a su vez, estos beneficios van a lograr obtener los objetivos estratégicos de la organización.

Los programas proveen información importante a la administración de portafolio en la forma de:

  • Información del estado del programa, o sea, qué beneficios se han obtenidos o qué beneficios se esperan obtener
  • Reportes del desempeño del programa
  • Solicitud de cambios y cambios aprobados por los programas en los proyectos
  • Información de riesgos y problemas, en cuanto a la ejecución y obtención de beneficios.

El tipo y frecuencia de esta interacción es especificada por la administración de portafolio, dependiendo de la revisión del programa y ciclos de actualización establecidos para el programa. Las directrices de toda esta información van a ser dada de acuerdo a lo establecido dentro de la administración de programa. Hay que recordar que la dirección de influencia es de los portafolios hacia los programas.

Interacción de Portafolios y Programas

El nivel máximo de interacción entre portafolios y programas se da durante las etapas de iniciación y planeación. La responsabilidad del administrador de portafolios se reduce al estar planteado los requerimientos del programa y los objetivos estratégicos que éste deberá ayudar a lograr. En otras palabras, los beneficios que el programa debe obtener para sustentar los objetivos estratégicos. Una vez que se comienza a formular el programa y sus proyectos se inician, comienza a incrementar la responsabilidad del administrador de programa en llevar a cabo los programas y los componentes a la obtención de los beneficios por los cuales fue formulado.

Lee también: Procesos de Administración de Programas y sus Áreas de Conocimiento

Relación entre Administrar Portafolios y Programas

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