ADMINISTRACIÓN CONTRATOS | QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS | IMPORTANCIA DE UNA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EFICIENTE | ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS Y SUS BENEFICIOS | CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
Un contrato es un acuerdo entre las partes que pone de manifiesto aquello que las partes tienen la intención de contratar. Es una clara oferta y una clara aceptación de la oferta que las partes tienen la capacidad legal de contratar. Que existe un precio acordado y aceptado por comprador. Es un acuerdo entre las partes sobre los términos y condiciones que regulan el contrato.
Clausulas importantes en la relación contractual
Entre los elementos que debe contener un contrato tenemos los siguientes:
- Oferta y aceptación de la oferta.
- Intención de establecer una relación legal.
- Consideración de términos y condiciones aplicables
- Capacidad de las partes para asumir responsabilidades y obligaciones.
- Legalidad con respecto al objeto del acuerdo.
- Acuerdo o consentimiento genuino.
Un contrato puede establecerse cuando:
- Se emite / recibe una oferta
- La oferta es aceptada
- Se promete un pago por los bienes incluidos en la oferta
El contrato finaliza normalmente cuando entendemos que se ha cumplido (ha sido completado) cuando tiene lugar el desempeño de los TyC estipulados.
Otras formas menos comunes de finalizar el contrato son:
- Por acuerdo mutuo
- Por imposibilidad de desempeño (frustración)
- Por incumplimiento de la manera definida en los TyC
La adjudicación del contrato no constituye el final del proceso de adquisiciones, sino más bien el comienzo de la etapa final. Desarrollar una efectiva gestión de los proveedores y el contrato son clave para asegurar un resultado satisfactorio del proceso de adquisiciones.
¿Cuál es la definición de administración de contratos?
Es el “Proceso que asegura que todas las partes de un contrato comprenden y desempeñan sus respectivas obligaciones de una manera efectiva y eficaz a fin de facilitar el cumplimiento de los objetivos del contrato. Requiere, además, establecer y mantener buenas relaciones de trabajo entre las partes”.
El administrador del contrato es responsable de gestionar:
- Tiempos de ejecución
- Relaciones
- Riesgos
- Situaciones
- Cambios
- Desempeños
- Pagos
- Configuraciones
- Mejoras de contrato
- Quejas y disputas
¿Qué es la gestión de riesgos en la administración de contratos?
Riesgo en las adquisiciones significa “la posibilidad de que ocurran daños o pérdidas”. Otra definición alternativa dice que es la “medida de la probabilidad y el impacto de que ocurra un evento”
Riesgos emanados de la relación contractual
Factores de riesgo originados en la relación contractual entre comprador y vendedor incluyen, entre otros:
- La forma del contrato
- Requerimientos de entrega / cumplimiento
- Términos de pago
- Pertinencia de términos y condiciones generales
- Responsabilidad por daños, entrega tardía y falta de cumplimiento.
¿Cómo estimar el nivel de riesgo contractual?
Para cada uno de los riesgos contractuales identificados, deben desarrollarse acciones a fin de minimizar la probabilidad de ocurrencia del riesgo y gestionar los efectos e impactos si el riesgo ocurre. Entre las opciones de gestión de riesgos tenemos: Aceptar, Evitar, Transferir o Reducir.
Plan de acción para gestión de riesgos
¿Cómo reducir la probabilidad de errar?
Las opciones para mitigar riesgos basadas en reducción de probabilidad de ocurrencia incluyen;
- Adecuadas especificaciones / ToR / estándares de servicio.
- Inspección y prueba
- Formación / Capacitación
- Uso apropiado de condiciones especiales
- Reuniones y conferencias anterios a adjudicación de contratos para discutir condiciones contractuales.
- Mecanismos de gestión y control
- Contacto regular y periódico con contrapartes y clientes
- Administración efectiva de contratos y sus resultados
- Buena comunicación asegurando que todas las partes están claras con respecto a obligaciones, responsabilidades y expectativas
¿Cómo reducir el impacto en caso de error?
- Garantías (tanto de calidad como financieras)
- Planes de contingencia
- Seguros
- Condiciones generales y especiales del contrato
- Aspectos de diseño
- Planes de prevención y recuperación de desastres
Mitigación de riesgos contractuales
Ejemplos de mitigación de riesgo contractual
Definición de la Administración de Contratos
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