Funciones de la Administración de Programas PgMO

Oficina Administración Programas PgMO

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La Oficina de Administración de Programas realiza un trabajo diferente a la Oficina de Administración de Proyectos, porque su función y su forma sencillamente son diferentes. Los programas son más estratégicos que los proyectos. Se enfoca en establecer procesos, procedimientos, herramientas y mejores prácticas para la administración de programas. En cambio la Oficina de Administración de Proyectos (PMO) trabaja en todo lo relacionado con apoyar o realizar la administración de Proyectos.

Funciones de la Oficina de Administración de Programas (PgMO):

  • Administra los cronogramas, los presupuestos pero todo a nivel de programas.
  • Proporciona la infraestructura formal y administrativa para los programas.
  • Define los procesos de los programas y en algunas ocasiones puede definir los procesos requeridos por los proyectos.
  • Establece el marco de calidad que deben de seguir los programas.
  • Define lo que significa el éxito mediante la implantación de los factores críticos de éxito.
  • Proporciona el gobierno para los componentes del programa, o sea a los proyectos.
  • Apoya la gestión de riesgo y problemas dentro del programa y en ocasiones según la configuración dentro de los proyectos
  • En ciertas organizaciones la Oficina de Administración de Programas tiene a cargo la administración de portafolio
  • También tiene la responsabilidad de administrar los recursos como: personal, presupuesto, cronogramas, pero siempre a un nivel de programas.
  • Esta oficina provee información al administrador de programas para que este tome decisiones, ósea que ellos están encargados de la recolección, análisis y creación de reportes.

La PgMO se enfoca en establecer procesos procedimientos, herramientas y mejores prácticas para la administración de programas. PMO trabaja en todo lo relacionado con apoyar o realizar la administración de proyectos. Administra cronogramas y presupuestos a nivel de programa, proporciona una infraestructura formal y administrativa para los programas y proyectos. Además de definir los procesos para programas  proyectos de la organización, establece el marco de calidad para los programas. Es la encargada de definir lo que significa éxito en los programas dentro de la organización ejecutante, proporciona el gobierno para componentes del programa y apoya la gestión de riesgos y problemas. En ciertas organizaciones también tienen a cargo la administración  de portafolios y la responsabilidad de administrar los recursos (personal, presupuesto y cronogramas) a un nivel de programa. Proveen información al administrador de programas para la toma de decisiones.

Lee también: Habilidades de un Buen Administrador de Proyectos

Roles de la Oficina de Administración de Programas (PgMO)

  • Ejecutivo de Director de Programas: Él es el jefe de la oficina de programas, y es el jefe de los administradores de programas, en algunas organizaciones los administradores de programas forman parte de esta oficina.
  • Administrador de Programa
  • Apoyo de Programas
  • Auditor de Programas: Él es el que se encarga de la revisión de procedimientos, auditoría de la información generada por la oficina y revisa las políticas que se llevan a cabo.
  • Analista Financiero de Programas: Que es el responsable de mantener un registro exacto de las finanzas a través de la oficina.
  • Administrador de Proyectos: Hay organizaciones que dentro de la Oficina de Administración de Programas tienen a los administradores de proyectos.
  • Director de Comunicaciones: Es el responsable de la creación, mantenimiento del plan de comunicaciones que va a utilizar la organización.
  • Formación de Recurso
  • Analista de Datos y Presentador de Información
  • Analista de Negocios: es el responsable de la creación del plan de administración o de gestión de programas y  recoge los requerimientos de los interesados y también los requerimientos de los negocios.

Funciones de la Pgmo

Funciones Descripción
Ejecutivo de director de programasLíder de la PgMO, responsable de administrar a los PgMP, establece política para PgMO, reclutamiento y obtiene recursos; responsable de los procesos utilizados dentro de las PgMO y los programas.
Administrador de programasResponsable para la función de administrar programas.
Apoyo de programasRealizar actividades como la coordinación de logística, digitación de información, mantenimiento de repositorios de programa.
Auditor de programasRevisión de procedimientos, auditoria de la información generada por la oficina, revisión de políticas y procedimientos.
Analista financiero de programaResponsable de mantener un registro exacto de las finanzas a través de la oficina.
Administrador de proyectosDentro de la PgMO es responsable de la administración de los proyectos del programa, o administrador de elementos importantes de la EDT.
Director de comunicacionesResponsable de la creación y mantenimiento del plan de comunicación.
Formacion de recursosSupervisa el desarrollo de materiales requeridos para entrenar cada grupo de interesados.
Analista de datos y presentador de informaciónEncargado de la creación de reportes y análisis de información.
Analista de negociosResponsable de la creación del plan de gestión de programa, requerimientos de interesados, requerimientos de negocios.
Funciones de la Oficina de Administración de Programas

Jerarquía de la (PgMO)

La Oficina de Administración de Programas (PgMO) puede estar ubicada jerárquicamente un nivel inferior del Consejo de Gobierno del Programa, y generalmente está en un nivel superior y supervisa a la Oficina de Administración de Proyectos (PMO), en ocasiones la Oficina de Administración de Proyectos (PMO) es una unidad de la Oficina de Administración de Programas (PgMO) y la permanencia de esta oficina depende también del grado de madurez que tenga la organización con respecto a la administración de programas, en organizaciones maduras, la oficina de administración de programas son de carácter permanente.

Oficina de Administración de Programas PgMO

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