Gobernabilidad de Portafolios

Gobernabilidad de Portafolios

La gobernabilidad de portafolio busca asegurar que las inversiones en portafolios se alineen o continúen alineándose a los objetivos estratégicos de la organización. También busca asegurar que las decisiones de inversión sean tomadas para identificar oportunidades seleccionar actividades que financiar y lograr metas de desempeño. El esquema que se muestra en el proceso de administración de portafolios comprende la identificación, categorización, evaluación, selección y priorización de componentes, que incluye el equilibrio del portafolio la autorización de los componentes la revisión de los reportes de desempeño, comunicación de ajustes de portafolio y finalmente monitoreo de cambio de estrategia.

Identificación de componentes de la Gobernabilidad de Portafolios

El objetivo de este proceso es mantener una lista de componentes de portafolio que sean relevantes con suficiente información, para que puedan ser administrados. Las actividades clave que se llevan a cabo durante el proceso son evaluación de componentes nuevos y en ejecución, esta evaluación se realiza mediante la comparación de estas dos definiciones establecidas y los descriptores claves recordados. También se da el rechazo de componentes, cuando los componentes que no se ajustan dentro de las definiciones establecidas son rechazados. Por último, tenemos la clasificación de componentes identificados, esto dentro de las clases pre-definidas de proyectos, programas, portafolios u otros trabajos.

El proceso de identificación de componentes tiene como entradas:

  • El plan estratégico
  • La definición de componentes
  • Descriptores clave de componentes
  • Inventario de componentes existentes
  • Propuesta de nuevos componentes

Dentro de las técnicas y herramientas tenemos documentación de todos los componentes basados en descriptores claves, comparación de todos los componentes, identificación de componentes y juicio experto. Salidas que produce este proceso son la lista de componentes, descriptores clave de desempeño y lista de componentes rechazados.

Estudiando alguna de las entradas de este proceso tenemos la definición de componentes, esta se basa en los planes estratégicos y operacionales de la organización. La definición de componente será útil para el primer filtrado de la lista de componentes. Ejemplo de elementos para la identificación de componentes son el alineamiento estratégico, clase de componente, tamaño del componente, duración impacto y la urgencia.  Otra entrada importante son los descriptores clave de componentes y estos son usados para categorizar, evaluar y seleccionar los componentes a través del portafolio.  Ejemplo de descriptores claves son el número de componentes, la descripción de los componentes, la clase de componentes, el plan de alto nivel, los objetivos estratégicos y el apoyo a los beneficios cuantitativos y cualitativos, los componentes de clientes, los patrocinadores, los principales interesados y los recursos necesarios.

Categorización de componentes

Ahora tenemos el siguiente proceso que es la categorización de componentes. Éste involucra la evaluación de componentes relevantes a través de un conjunto común de criterios de decisión que pueden ser aplicados para la evaluación selección priorización y equilibrio. Las actividades claves que se llevan a cabo durante este proceso son la identificación de categorías estratégica relevantes usadas, también se da la comparación de componentes identificados con las categorías establecidas y por último agrupación de cada componente dentro de una categoría. El proceso de categorización de componentes tiene como entrada la lista de componentes, los descriptores de componentes y la definición de categorías. Utiliza las herramientas y técnicas de categorización de componentes y el juicio experto. La salida de este proceso es la lista de componentes categorizados.

Entre las entradas de categorización de componentes tenemos la definición de categorías. El plan estratégico es utilizado por las organizaciones para alinear su estructura organizativa y su estructura presupuestaria a las prioridades de la organización, la misión y los objetivos. Éste proceso agrupa componentes que poseen objetivos estratégicos comunes y criterio de medición similar. Los ejecutivos de la organización y el equipo de administración de portafolio utilizan el plan estratégico para determinar las categorías de los componentes. También las categorías pueden proceder de diferentes departamentos o unidades de negocio dentro de la organización.

Las categorías deben de ser bien definidas y entendidas por toda la organización ya que pueden cambiar o evolucionar, si ocurren cambios estratégicos. El número de categorías por lo general es limitado. Ejemplo de categorías incluyen el aumento de la rentabilidad, la reducción de costos. Cada categoría puede tener una sub categoría para generar tablas de comparación gráficos y estás puede ser tamaño, duración, nivel de atractivo de los clientes, por ejemplo.

Evaluación de componentes

Continuando con los procesos tenemos la evaluación de componentes: Los componentes son evaluados para proveer la comparación y así facilitar el proceso de selección, toda la información pertinente reunida y resumida para los componentes del portafolio. La información puede ser cualitativa o cuantitativa y proviene de una variedad de fuentes de la organización. Las actividades claves en este proceso son la evaluación de componentes, que se realiza mediante un sistema de clasificación, también la producción de representaciones gráficas, esto para facilitar la toma de decisiones en el proceso de selección y por último tenemos la realización de recomendación para el proceso de selección.  El proceso de evaluación de componentes tiene como entradas el plan estratégico, la lista categorizada de componentes y los descriptores claves por componentes. Las herramientas y técnicas que se utilizan están en un modelo de clasificación o comparación por peso, las representaciones gráficas y el juicio experto. Las salidas que se producen en este proceso son la lista de los componentes evaluados, el valor de la calificación para cada componente, también se dan las representaciones gráficas y las recomendaciones del proceso de evaluación.

El paso de evaluación es un habilitador para los procesos de selección, porque vuelve los componentes comparables, por consiguiente, las herramientas y técnicas para la evaluación deben de estar basadas en criterios que permitan la comparación de estos. El equipo de portafolios puede aplicar una serie de criterios de evaluación asociados a varios criterios del negocio, estos criterios deben de permitir la medición de la contribución del componente a los objetivos estratégicos de la organización y al mismo tiempo permitir el seguimiento.

Proceso de selección de componentes

Este proceso es necesario para producir un su conjunto de componentes basados en las recomendaciones del proceso de evaluación y los criterios de selección de la organización. La evaluación determina los valores para cada componente y produce una lista de componentes que se encuentran listos para ser priorizados. Dentro de las actividades claves que se realizan durante este proceso están la comparación de componentes a los criterios de selección, también la selección de componentes, la evaluación de componente pasados en la evaluación de resultados y por último la producción de una lista de componentes priorizados. Entre las técnicas y herramientas utilizadas en el proceso de selección de componentes que se utilizan para crear la lista corta de los componentes tenemos:

  • El análisis de capacidad de recursos humanos, este tiene que ver con la capacidad de entender la organización para originar y ejecutar los proyectos seleccionados.
  • El análisis de la capacidad financiera que consiste en entender la capacidad de la organización para financiar los proyectos, programas o sub portafolios seleccionados.
  • Análisis de capacidades activos ésta se refiere a entender la necesidad física de la organización para apoyar los proyectos que hayan sido seleccionados.
  • Por último tenemos el juicio experto aquí se asigna una calificación por componente que proveerá el cimiento para determinar la lista de componentes que serán seleccionados para ser priorizados y equilibrados.

Continuando con el proceso de priorización de componentes éste proceso permite a la organización comparar objetivamente cada componente. Utilizando los criterios definidos por la organización. El proceso de priorización genera información que será utilizada por la organización para decidir cuál de los componentes se puede acomodar a los recursos financieros, humanos y tecnológicos de la organización. Así también la habilidad de la organización para asimilar los cambios. Éste proceso es un requisito para poder realizar el equilibrio de portafolios. Las actividades claves que se desarrollan durante este proceso son:

  • La confirmación de la clasificación de los componentes
  • La asignación de puntuaciones ponderaciones para clasificación de componentes
  • La determinación de qué componentes deben de recibir mayor prioridad en el portafolio

Proceso de comunicación de ajustes en el portafolio

Ahora estudiemos el proceso de comunicación de Ajustes en el portafolio, Los cambios en el portafolio son comunicados a los interesados para establecer las expectativas y proveer claro entendimiento del impacto de los cambios en el desempeño del portafolio. El propósito de comunicar los ajustes en el portafolio es para satisfacer la necesidad de los interesados y resolver conflictos, este proceso está cercanamente alineado con otros procesos de Gobernabilidad del portafolio, dando información a los interesados cuando se requieren cambios. Dentro de las actividades claves que se llevan a cabo durante este proceso está:

  • La comunicación de decisiones sobre el portafolio hay interesados clave esto para que ellos puedan conocer los componentes que han sido excluidos incluidos dentro del portafolio
  • Acostumbrar a los interesados con el plan de comunicación que puede incluir los siglos de revisión línea de tiempo etc.
  • La comunicación de los resultados del portafolio esperado y actualiza, esta es para identificar variaciones y tomar acciones correctivas.

Autorización de componentes

Ahora estudiemos el proceso de autorización de componentes, el propósito de este proceso es la asignación formal de recursos que sean necesarios para el desarrollo del caso de negocios o la ejecución de los componentes seleccionados. También es formalmente comunicar las decisiones sobre el equilibrio de portafolio.

Las actividades claves que se llevan a cabo durante este proceso son:

  • autorización de componentes seleccionados
  • desactivación de terminaciones y componentes
  • asignación de recursos para ejecutar componentes
  • reasignación presupuestaria y de recursos para desactivación y terminación de componentes
  • comunicación de los resultados esperados para cada componente
Proceso de revisión de reporte desempeño de portafolio

Ahora estudiaremos el proceso de revisión de reporte desempeño de portafolio, el propósito de este proceso es recolectar la información de los indicadores de desempeño, reportarlos y revisarlos a una frecuencia apropiada para asegurar el alineamiento estratégico y la efectiva utilización de recursos. Cada componente revisado de forma individual para evaluar su desempeño y contribución al portafolio, así también se hace una revisión global para ver las combinaciones de inversión si está logrando satisfacer la necesidad de la organización.

Dentro de las actividades clave de revisión y reporte desempeño de portafolio tenemos:

  • revisión de componentes contra los estándares de gobernabilidad de portafolio
  • revisión de prioridad de componentes dependencias alcance retorno esperado riesgos y desempeño financiero contra los criterios establecidos
  • La revisión del impacto esperado en el negocio utilización de recursos y limitantes de capacidad en el desempeño del portafolio

Las actividades claves que se llevan a cabo en el proceso de revisión y reporte desempeño de portafolio tenemos:

  • la determinación de continuar uno con los componentes
  • priorización y realineamiento de los componentes
  • la recomendación y dirección a la administración de componentes
  • proposición de cambio de cómo el portafolio es administrado

Proceso de monitoreo de cambio de estrategia en el negocio

Finalmente tenemos el proceso de monitoreo de cambio de estrategia en el negocio, el objetivo de este proceso es permitir que el equipo de administración de portafolios responda a los cambios en estrategias en el negocio, cambios incrementales al plan estratégico generalmente no requieren cambios al portafolio, sin embargo, un cambio significativo en la estrategia del negocio puede requerir el realineamiento de todos los portafolios de la organización.

En el proceso de monitoreo de estrategia en el negocio tenemos

Gobernabilidad Portafolios

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