Grupos de procesos para la administración de portafolios

Los Procesos para Administrar Proyectos y Portafolios

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La administración de portafolios es un conjunto de proceso de administración relacionados entre sí. Que facilitan la toma de decisiones informadas y sobre inversión. Los componentes del portafolio y los procesos de administración se seleccionan para producir beneficios específicos a la organización, podemos decir entonces que la utilización del proceso de administración de portafolios es una decisión estratégica.

Procesos de Administración de Portafolio

Para exitosamente utilizar los procesos de administración de portafolio se requiere primero:

  • Entender el plan estratégico de la organización
  • Establecer criterios estratégicos de la organización para la administración de portafolio
  • Considerar todos los proyectos de la organización programas y otros componentes del portafolio
  • Seguir los procesos acordado si establecidos por la organización

La administración de portafolios se logra a través de la utilización de procesos conocimientos relevantes habilidades herramientas y técnicas que reciben entradas y generan salidas. Un administrador de portafolio debe de entender el impacto que tiene la administración de portafolios en el negocio, se considera una buena práctica la identificación de los procesos que describiremos en esa presentación. Esta aplicación debe de realizarse en todos los portafolios de la organización

Implementar los procesos de administración de portafolios dentro de la organización las siguientes condiciones deben de existir:

  • Debe contarse con una estructura organizacional
  • se requiere la evaluación de proyectos y programas propuestos
  • la organización debe de contar con el personal apropiadamente capacitado y disponible para administrar portafolios

Continuando con las condiciones que deben de existir dentro de la organización tenemos:

  • Debe de existir dentro de la organización proceso de administración de proyectos
  • Las funciones y responsabilidades organizativas deben de estar claramente definidas
  • mecanismos de comunicación para la notificación de decisiones del negocio a toda la organización

Según las normas del P.M.I 2008 existen dos grupos de procesos de administración de portafolios

  • Grupo de procesos de alineamiento: en el grupo de procesos de alineamiento se determina como los componentes serán categorizado evaluados seleccionados para su inclusión y administración dentro del portafolio
  • Grupo de proceso de monitoreo y control: aquí se realiza revisiones de indicadores de desempeño de forma periódica para observar y le alineamiento estratégico y verificación de los beneficios esperados por la organización

Como veremos este grupo contiene interdependencias y el equipo de administración de portafolios lleva a cabo estos procesos para administrar los portafolios. Ahora miraremos con más detalle la composición estos grupos de procesos.

Lee también: Los Procesos para Administrar Proyectos y Portafolios

Grupos de procesos

Los grupos de proceso tienen la cobertura de la planeación estratégica y de los procesos de negocio de la organización.

Dentro del grupo de procesos de alineamiento tenemos 11 procesos:

  • Identificación de componentes
  • Categorización de componentes
  • Evaluación de componentes
  • Selección de componentes
  • Identificación de riesgos en portafolio
  • Análisis de riesgo en portafolio
  • Priorización de componentes
  • Desarrollo de respuesta al riesgo en portafolio
  • Equilibrio de portafolio
  • Comunicación de ajuste en portafolio
  • Autorización de componentes

Dentro del grupo de procesos de monitoreo y control tenemos tres:

  • Monitoreo y control de riesgo de portafolio
  • Revisión de reporte de desempeño de portafolio
  • Monitoreo de cambios estrategia del negocio

Como mencionamos estos grupos contienen interdependencias y el equipo de portafolio lleva acabo cada grupo y cada proceso de forma individual.

Grupos de procesos para la administración de portafolios

A continuación, presentaremos algunas generalidades de la norma de administración de portafolio del PMI segunda edición. Tenemos que esta norma contiene dos grupos de proceso, Dos áreas de conocimiento, un total de 14 proceso de administración de portafolios. Como veremos los grupos de proceso tienen dependencias claras también se llevan a cabo en la misma secuencia para cada portafolio. Son independientes de las áreas de aplicación o el enfoque de la industria. El equipo de administración de portafolios puede repetir grupo de procesos individuales y los procesos constituyentes individuales previo a la autorización de los componentes.

Una observación es que los grupos de procesos no deben ser vistos como las fases para la administración de portafolios.

Tenemos que el grupo de procesos de portafolio está estructurado según las normas PMI segunda edición, como habíamos dicho son dos grupos de procesos y dos áreas de conocimiento. Primero dentro del grupo de procesos de alineamiento y el área de conocimiento de gobernabilidad se efectúa la identificación, categorización, evaluación, selección y priorización de componentes. También se lleva a cabo el equilibrio de portafolio y la autorización de componentes. Ahora, dentro del grupo de proceso de monitoreo y control y el área de conocimiento de la gobernabilidad se realiza la revisión y reporte de desempeño de portafolio, el monitoreo de cambios en la estrategia del negocio y la comunicación de ajustes en el portafolio.

Dentro del grupo de proceso de alineamiento y el área de conocimiento de riesgo de portafolio, se lleva a cabo la identificación, el análisis y el desarrollo de respuesta a los riesgos que se pueden presentar y que pueden afectar los objetivos del portafolio.

Por ultimo dentro del proceso de monitoreo y control y el área de conocimiento de riesgo en portafolio se realiza el monitoreo u control de riesgo en el portafolio.

Ahora estudiemos en detalle algunas características de los grupos de proceso para la administración de portafolio, el grupo de procesos de alineamiento. Este grupo de proceso se activa cuando la organización identifica y actualiza sus objetivos estratégicos, presupuestos a corto plazo, y planes. Tradicionalmente estas actividades se llevan a cabo anualmente y aunque algunas organizaciones pueden tener ciclos más o menos frecuentes. Estas actividades pueden programarse trimestralmente o pueden ocurrir debido a cambios no programados en el clima de negocios.

Grupo de procesos de Alineamiento

Ahora estudiaremos los procesos de identificación de componentes, el propósito de estos procesos es crear una línea con suficiente información de los componentes del portafolio que están en curso y los nuevos componentes que serán manejados dentro del portafolio.

Otro proceso es la categorización de componentes, este proceso

Grupos procesos administración portafolios

Continuando con el estudio de procesos de portafolios tenemos evaluación de componentes, el equipo de administración de portafolios escoge y resume la información para cada componente del portafolio, la información puede ser cualitativa o cuantitativa y proviene de una variedad de fuentes dentro de la organización. El equipo de administración de portafolios repite la recopilación de datos varias veces hasta que se alcance el nivel requerido de integridad deseado. Por su definición la administración de portafolio solo debe de seleccionar los proyectos que se alineen con la estrategia del negocio y que cumplan con ciertos criterios. Si en un proceso de evaluación y selección exitoso proyectos innecesarios o mal planificados pueden entrar en el portafolio y aumentar la carga de trabajo de la organización. Esto obstaculiza la obtención de objetivos importantes de la organización.

Grupos procesos administración portafolios

Ahora tenemos selección de componentes

Grupos procesos administración portafolios

Seguimos con el proceso de identificación de riesgo de portafolio

Análisis de riesgos en portafolio

Este proceso incluye métodos para priorizar los riesgos identificados para acción futura. Por medio del análisis de riesgos se determina la prioridad de los riesgos identificados así mismo se establece la probabilidad de ocurrencia, también el impacto que pueden tener en los objetivos del portafolio, por ejemplo la mejora del negocio, el retorno de la inversión así como otros factores. El análisis también toma en cuenta la tolerancia al riesgo de la organización y los interesados individuales.

Priorización de componentes 

Desarrollo de respuesta al riesgo en portafolio

Equilibrio de portafolio

Comunicación de ajustes en el portafolio

Por ultimo tenemos Autorizar componentes

Grupos de procesos de monitoreo y control

Monitoreo y control de riesgos en portafolios

Revisión y reporte de desempeño de portafolio

El propósito de este es reunir y reportar indicadores de rendimiento y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada. Esto asegura el alineamiento con la estrategia de la organización y el uso efectivo de recursos. El ciclo de revisión examina todos los componentes y se gusta en un tiempo determinado por la organización. Cada ciclo puede contener varias revisiones con un enfoque diferente y también diferente profundidad de análisis aplicando para cada componente.

El objetivo del proceso de revisión es garantizar que el portafolio contiene sólo los componentes que apoyan el logro de los objetivos estratégicos. Para lograr ese propósito el equipo de administración de portafolio debe de sumar, re-priorizar, excluir componentes basados en su desempeño y en el alineamiento estratégico. Por último dentro del grupo de proceso de monitoreo y control tenemos el proceso de monitoreo de cambios en la estrategia del negocio.

Existe un vínculo estrecho entre el grupo de procesos de portafolio y el ciclo de procesos de negocio para desarrollar la estrategia del negocio, alinear los proyectos y los programas a la estrategia y darle seguimiento los resultados de esas decisiones. En la siguiente diapositiva que veremos se presenta el diagrama de relaciones de los diferentes procesos de administración de portafolios en donde también se muestra el plan estratégico de la organización que es la base para la toma decisiones para cualquier proceso de administración de portafolios y la pases para el establecimiento de factores determinantes que hará cada portafolio único.

Grupos procesos administración portafolios

Se parte con el plan estratégico actual, luego se inicia con la priorización de componentes, categorización evaluación selección e identificación de riesgos y análisis de riesgos.

De ahí pasamos a la priorización de componentes que se está estudiando para desarrollar la respuesta al riesgo aquí se comienza el proceso interactivo de equilibrar el portafolio y si no se logra equilibrar se vuelve a desarrollar una respuesta al riesgo hasta que satisfaga el equilibrio que desea el equipo de administración de portafolio o que consideren como adecuado. Una vez equilibrado el portafolio se comunican los ajustes se autorizan los componentes y se da la ejecución de estos. Pero antes se lleva a cabo un monitoreo y control de los riesgos del portafolio por la ocurrencia de cambios se revisa el desempeño y se monitorean los cambios en la estrategia del negocio. Si no existen cambios significativos en el portafolios después de cierto tiempo se revisa la priorización y desde aquí se realiza un nuevo análisis de los componentes existentes, pero si existen cambios significativos esto requiere que todo el proceso comienza de nuevo tomando en cuenta el nuevo plan estratégico y objetivos estratégicos derivados de estos cambios que han sido significativos y que han corrido.

Como podemos ver estos procesos no tienen fin y son de carácter cíclico por eso decimos que el portafolio no es de carácter temporal.

Grupos de procesos para la administración de portafolios

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