Herramientas para identificar y categorizar interesados | Proyectos

HERRAMIENTAS IDENTIFICACIÓN INTERESADOS

HERRAMIENTAS IDENTIFICAR INTERESADOS | PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INTERESADOS |HERRAMIENTAS PARA IDENTIFICACIÓN Y CATEGORIZACIÓN DE INTERESADOS | DIAGRAMA DE CEBOLLA

Proceso de Administración de Interesados

Es un bucle que involucra tres grandes componentes: el Análisis, la Influencia y el Monitoreo.

Dentro del Análisis tenemos: la identificación de los interesados, el Mapeo o Clasificación de los interesados donde se agrupan según área de interés y por último la clasificación según el nivel de poder donde la matriz poder/interés es una herramienta muy útil. Se trabaja con necesidades registradas y el descubrimiento de necesidad de los interesados es una lucha por buscar necesidades no declaradas y potenciales, usualmente etiquetadas como expectativas. Estas asunciones deben de ser documentadas y comunicadas

En la Influencia se determina si las necesidades son alcanzables de acuerdo con los recursos disponibles: Evaluación alcanzable, Intercambios negociados, Metas acordadas y criterios de valor

Con el Monitoreo a medida que se implementan acciones (proyectos, operaciones, etc.) se evaluará el estado de los interesados, pueden aparecer nuevos interesados, las necesidades de ellos pueden cambiar, se revisan asunciones sobre las necesidades. Todo esto es un proceso reiterativo, que se está llevando a cabo continuamente. Acción de implementación y Revisión del estado de iteración

Herramientas para identificación y categorización de interesados

Mapeo de interesados y diagramas de cebolla

  • Agrupamiento de los interesados por categorías, agrupándolos por intereses similares en el programa
  • Encontrar los interesados e identificar las esferas de influencia para el programa (centro, mayor influencia, periferia, menor influencia)

Matriz de categorización de interesados

  • Categorización de los interesados según su nivel de influencia y poder, la matriz se establece según el nivel de apoyo vs nivel de influencia.

Diagrama de Cebolla

El diagrama de cebolla considera las esferas de influencia que existen, el programa tendrá diferentes esferas de influencia radiando desde su núcleo, la gente que está cerca del núcleo tendrá más influencia que los de la periferia, pero no se pueden ignorar porque pueden tener relación con los interesados influyentes. Tenemos:

Los Interesados Externos:

  • Reguladores
  • Usuarios Externos
  • Clientes
  • Vendedores
  • Otros

Interesados Internos (de la organización o empresa):

  • Patrocinadores
  • Ejecutivos
  • Operaciones
  • Finanzas
  • Talento humano
  • Ventas
  • Otros

Interesados que tiene una relación directa con el programa (Unidad Organizacional Afectada)

  • PMO (Oficina de administración de programas y proyectos)
  • Usuarios del producto
  • Otros

Equipo de programa y otros con relación directa al programa (Equipo de programa)

  • PgM (Administradores de programa)
  • PM (Administradores de proyectos)
  • Diseñadores
  • Otros
Herramientas identificar interesados

Matriz de categorización

Una vez identificado a los interesados estos se pueden categorizar por su nivel de influencia, ya sea real o percibida y al nivel de apoyo, entonces construimos la matriz de categorización.

  • Los interesados en está matriz se pueden categorizar ya sea por su nivel de influencia o el de apoyo que tengan, diremos que los interesados con un nivel de apoyo alto y un nivel de influencia alto son los Promotores
  • Los interesados con alto nivel de apoyo y bajo nivel de influencia son Partidarios
  • Los interesados con bajo nivel de apoyo y un bajo nivel de influencia son los Provocadores
  • Los interesados con un bajo nivel de apoyo y un alto nivel de influencia son los Detractores.

A los Detractores se les debe considerar cuidadosamente, ya que tienen un alto grado de poder en el programa, si ellos no son partidarios, hay que prepararse para gastar mucha energía en ellos y poder transformarlos y poder convertirlos en Promotores. Recordar, que el nivel de poder y apoyo de una persona puede cambiar, además la interacción con los interesados es muy importante, ellos sin duda se encargan de decirle a 10 personas más lo bueno o malo que es su proyecto. La reputación es clave y toma trabajo duro para mantenerla y puede ser perdida rápidamente  si no se cuida.

HERRAMIENTAS IDENTIFICACIÓN INTERESADOS
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Herramientas para identificar a los interesados de un proyecto

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