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El portafolio está basado en la estrategia de la organización, pero el ambiente en el que se mueve la organización es dinámico y pueden ocurrir cambios que afectan la estrategia, y estos cambios pueden ser provocados por:
- Cambios en el mercado
- Enfoque organizacional.
- Competencia
- Factores externos del ambiente
Cuando los programas y proyectos se encuentran dentro del portafolio, y no satisfacen los nuevos requerimientos, éstos deben de ser cancelados y los recursos asignados a otros programas que se alinean con la nueva estrategia organizacional.
Se debe analizar nuevamente el proceso de selección, para asegurarse de que los componentes del portafolio (proyectos y programas) continúan siendo viables.
Administración de Programas y Administración de Proyectos
Los proyectos son de carácter temporal, una vez que se logran los objetivos éstos finalizan. O sea, que éstos vienen y van dentro de los programas. También tenemos que los proyectos se centran en la creación de entregables y los programas en los beneficios que son un conjunto de entregables producidos por los proyectos. Estos dos se desarrollan en fases, o sea, que tienen ciclos de vida.
Los proyectos se miden en relación al desempeño de la triple restricción, costo, tiempo, alcance y calidad. En cambio los programas se miden en cuanto a los beneficios que logran obtener y las nuevas capacidades que logran desarrollar para la organización.
Cierre de un Programa
Los programas al igual que los proyectos, son de carácter temporal. El cierre de un programa generalmente significa que sus proyectos han finalizado y alcanzó los beneficios esperados si el programa ha sido exitoso. También el cierre de un programa no significa el cierre de un portafolio. El portafolio puede estar compuesto por varios programas y proyectos que continúan, el portafolio no es de carácter temporal.
El cierre de un programa no significa que haya ayudado al portafolio a alcanzar sus objetivos, sino que puede ser el producto de un cambio de estrategia. Por ejemplo, cuando se cierra un programa por falta de fondos, esto puede significar que la estrategia de la empresa por una razón u otra cambió y que el programa perdió la prioridad y esto provocó que sus recursos se transfieran a otros programas con mayor prioridad.
Supongamos, una organización que es una Zapatería y que está desarrollando un programa para el desarrollo de una suela especial y por algún cambio estratégico deja de ser una zapatería y se convierte en una sastrería. Este programa de desarrollo de suelas, ya no tiene la misma prioridad que tendría, ya no va a crear el mismo valor. Entonces la sastrería muy probablemente preferiría invertir los fondos en una investigación, por ejemplo, de un textil reforzado para hacer un pantalón de trabajo.
Conclusión
Tenemos que los programas y proyectos que conforman los portafolios deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización, pero no necesariamente deben de ser interdependientes dentro del portafolio. Cuando existen cambios que impactan la dirección estratégica de la organización, los portafolios, programas y proyectos deben de revisarse para lograr una administración efectiva y que creen valor para la organización.
Administración de programas
¿Qué es un programa?
Un programa Program Management Estándar (PMS), es una organización flexible y temporal creada para coordinar y dirigir un conjunto de actividades y proyectos relacionados para estregar resultados y beneficios relacionados a los objetivos estratégicos de la corporación. Ejemplo programa espacial Apollo, PNUD, etc.
- Murray, Webser y Thiry (2006): Un programa es una colección de acciones de cambio (proyectos y actividades operacionales) agrupados apropósitos, para que conjuntamente logren un beneficio.
- Asociación de proyect manager de Inglaterra: Conjunto de proyectos relacionados hasta cierto grado objetivos comunes.
- PMI: Un grupo de proyectos relacionados cuya administración es realizada de forma coordinada para la obtención de beneficios y un nivel de control que no es posible lograr siendo dirigidos de forma individual. Según la definición del PMI (2008). Es la aplicación de conocimiento, herramientas, habilidades, y técnicas a un programa. Es la administración centralizada y coordinada de un programa para alcanzar beneficios o objetivos de la organización. La administración de programas permite a las organizaciones la optimización del costo calendario y esfuerzo entre los componentes los cuales son los proyectos. Se enfoca en integrar, monitorear y controlar las interdependencias de los proyectos, es decir, los elementos en común que tienen los proyectos y ayuda a determinar el enfoque optimo para administrar estas interdependencias.
Características de los programas
Los programas contienen grupos de proyectos relacionados, proyectos que persiguen objetivos comunes o similares para crear un resultado. Los programas están alineados a los objetivos estratégicos de la organización, es decir, que las organizaciones utilizan los programas para lograr sus metas y objetivos. Los principales componentes de un programa son lo proyectos que contiene, también el programa puede estar compuesto de operaciones.
Composición de los programas
Jerárquicamente están compuestos por proyectos, pero también pueden estar compuestos por operaciones, no obstante, para estas últimas su clasificación puede ser a nivel superior. Todo depende de la configuración o su grado aplicado al programa. Cuando se habla de operaciones se refiere a las actividades del día a día que realiza la organización para apoyar a esto programas. Estas actividades pueden ser la contabilidad del programa, el control de calidad o los diferentes procesos administrativos que requiere el programa para poder llevarse a cabo.
Propósitos de los programas.
Las organizaciones utilizan los programas para:
- Agrupar los proyectos y así maximizar los beneficios que esos producen,
- Se utilizan para desarrollar nuevas capacidades dentro de la organización.
- Los programas también ayudan a beneficiar a los interesados.
- Los programas en las organizaciones contribuyen.
- Se utilizan para poder alinear los proyectos con la visión estratégica de la organización
Por lo tanto, el principal propósito de un programa es general valor a los múltiples interesados por medio del uso de nuevos productos y servicios, estos vendrían a ser los beneficios que mejoren las capacidades y el nivel de competitividad de la organización.
Ventajas de la administración de programas.
- Los recursos, talento y juicio de experto son compartidos a través del programa debido a que se están administrando las interdependencias y se está haciendo un uso de los recursos que tiene la organización.
- Se rompe el aislamiento de los proyectos, es decir, que al momento en que los proyectos se agrupan dejan de ser aislados.
- La negociación colectiva, la adquisición compartida y administración de proveedores se unifica, ya que los recursos y todos los requerimientos de los proyectos se agrupan en los programas.
- La información puede ser fácilmente compartida, gracias a la administración de los programas se crean los adecuados canales de comunicación entre los interesados, la organización, los proyectos y los mismos programas que lleva a cabo la organización.
¿Cuál es la importancia de la administración de programas para las organizaciones?
Porque su aplicación ayuda a las organizaciones a diferenciarse de la competencia. Es decir que, proporciona un medio para hacer frente a la creciente complejidad y presión competitiva del entorno empresarial. Esto quiere decir que las organizaciones que implementan la administración de programas muestran un alto grado de madurez en cuanto a la administración de proyectos.
Estudios realizados sobre organizaciones que aplican la administración de programas han demostrado que esta:
- Prevé una triple ventaja sobre las organizaciones que no lo hacen:
- Previsibilidad y fiabilidad en la ejecución de proyectos.
- Incremento en la satisfacción del cliente (mejor ejecución de proyectos).
- Incremento en el retorno de la inversión.
Es notable mencionar que esto apoya a la gobernabilidad de los proyectos y se hace un uso eficiente de los recursos.
Categorización de los programas
Según su configuración se establecen los
1- Programas incrementales:
- Programas continuos
- Altamente predecibles
- Centrados en la mejora continua
- El objetivo es mantener el desempeño de la organización a través de operaciones y proyectos cortos.
- Ejemplos: programas de inducción para los nuevos empleados que llevan a cabo las organizaciones, programas de carrera que se dan dentro de las organizaciones
2- Portafolio de programas
- Proyectos administrados para incrementar los beneficios tácticos
- Centrados en el mejoramiento del desempeño
- Objetivo entregar nuevas capacidades al negocio.
- Ejemplo de ellos sería la implementación de un sistema de ERP dentro de la organización
3- Programas estratégicos
- Programas estratégicos
- Transformar la organización en la forma que hace negocios
- Su resultado es difícil de prever.
- Apoya iniciativas estratégicas
- Estos programas se implementan cuando las organizaciones sufren fusiones, cambios organizacionales o cambios de estrategia
Según la forma en la que son iniciados
- Programas de visión, que surgen de la visión de la organización y están alineados a los objetivos estratégicos que se han planteado.
- Los programas emergentes, nacen de las necesidades y oportunidades que se identifican en el mercado, generalmente son planteados por unidades de negocios.
- Programas de conformidad, estos programas la organización esta obligada a llevarlos a cabo, ya sea por asuntos regulatorios o por requerimientos del cliente.
Importancia de la Administración Programas y Portafolios
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