Importancia de planificar proyectos Caso Practico

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¿Por que es importante planificar los proyectos?

Caso Practico: Empresa la confianza

Eran las 7:00 am del lunes 20 de agosto del año 2012. Juan José López miraba con preocupación cómo una maquina envasadora derramaba el producto por todos lados, el ruido de las demás maquinas se sumaba dando como resultado un espacio lleno de ruido. Había sido seleccionado como especialista en administración de proyectos para la mejora de una planta de productos alimenticios. El panorama no era nada alentador la sala de máquinas se encontraba a medio funcionar debido a fallas mecánicas.  De repente sintió un fuerte olor a humo, girando pudo ver que salía de la caldera, en su mente se reprodujeron imágenes de la planta detenida totalmente, al imaginarse los posibles efectos sintió un calambre en el estómago.

La Confianza era una fábrica de productos alimenticios, dedicada a la producción de helados, ubicada en la zona periférica de la cuidad capital del país, elaboraban helados de una variedad de sabores y presentaciones, las cuales iban desde presentaciones individuales hasta la paila familiar, poseía el 50% de la participación del mercado de helados en la cuidad, la demanda del mercado era bastante estable creciendo a un ritmo de 5% anual.

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La principal materia prima (leche fresca) era obtenida de varios productores ubicados en el otro departamento del país, las distancias desde la fincas hasta la planta de proceso llegaba en ocasiones hasta los 200 km, quienes transportaban su producción en sus propios vehículos utilizando tambos de aluminio o plástico, cubiertos para evitar daños ocasionados por el sol, el transporte era realizado de manera diaria o cada dos días según las facilidades de cada productor. Obtenía los demás insumos como saborizantes y cultivos lácticos para el proceso de fermentación de empresas extranjeras, la compra se realizaba una vez al mes.

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La planta de producción era bastante vieja, construida al inicio de los años ochenta, la maquinaria se encontraba ya con muchas averías que limitaban la producción, el dueño, que hacia el papel de gerente decía que mientras las maquinas funcionaran no era necesario reinvertir en la planta, además decía que desinstalar la maquinaria actual era casi igual de costoso que comprarla nueva. La caldera no salía de reparaciones, lo que alteraba la temperatura del tanque pasteurizador ocasionando en varias ocasiones problemas con el producto. El cableado eléctrico era igual de viejo y ocasionada perdidas de energía afectando la temperatura del cuarto frio, dañando el producto.

En estas situaciones el gerente ordenaba distribuir el producto para no perder la participación de mercado, ya que la competencia era fuerte, el restante 50% se lo disputaban cinco empresas, no se contaba con un sistema de seguimiento a los clientes pero se escuchaban quejas sobre la consistencia y textura del producto.

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La confianza distribuía su producción en mercaditos y tiendas, por medio de una pequeña flota de camiones sellados, la gerencia no consideraba la instalación de equipo de refrigeración en su flota ya que el producto era llevado a las cámaras frías de las tiendas, el producto era llevado bajo pedidos que atendía el departamento de mercadeo. Como el pedido se realizaba casi a diario, La Confianza mantenía un ritmo de producción errático, llegando en ocasiones a no contar con producto en su cuarto frio o bien a tenerlo repleto de una presentación o de un sabor.

Los planes de la gerencia eran ampliar la capacidad del cuarto frio, ya que así podía almacenar más productos y atender de manera eficiente los pedidos de sus clientes. Juan José no dejaba de pensar en cómo resolver la situación problemática de la planta, ya que todos los departamentos decían que no era su culpa los malos resultados y las quejas. El gerente general le manifestó su confianza, pero le puso sobre aviso que no disponía de muchos recursos para mejorar la planta, así que debía priorizar en cuales áreas mejorar para el proyecto de mejora de la planta de proceso.

Caso práctico La Confianza Resuelto

¿Cual considera usted es la problematica en este caso?

Desde mi punto de vista la empresa tiene problemas serios de organización, el tener un sistema de producción errático es un problema que pueden resolver sin incurrir en gastos. Además, por lo que se aprecia en el caso es una empresa grande con un buen porcentaje de participación en el mercado, pero se ha caído en un proceso de producción obsoleto es necesario reinventarse y modernizar un poco los procesos.

¿Quienes son los involucrados clave en el caso?

Primeramente, los altos mandos de la empresa, son los que toman las decisiones importantes y en manos de ellos está el cambio de la empresa, también Juan Jose Lopez quien es especialista en administración de proyectos y es quien está a cargo de buscar la mejora de la planta de producción.

¿Cual considera Usted, es la importancia de planificar los proyectos?

A través de la planificación de proyectos, es que podemos reunir todos los factores que este involucra desde el principio, estimar costos, tiempos, recursos, conocer si es viable o no, incluso estimar parte del impacto que se puede llegar a tener, etc.

Caso práctico La Confianza Juan José López

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