Jerarquía de la Estructura de División de Beneficios

EDB

ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DE BENEFICIOS | JERARQUÍA DE LA ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DE BENEFICIOS | CARACTERÍSTICAS ESTRUCTURA DIVISIÓN BENEFICIOS

Estructura de División de Beneficios y Factores

Antes de comenzar con la estructura de división de beneficios miremos que es un beneficio: Un beneficio es el resultado de acciones y comportamientos que proporcionan una utilidad a las partes interesadas. Los programas y proyectos obtienen beneficios para las organizaciones en la forma de mejorar sus capacidades y también mediante el desarrollo de nuevas capacidades. Un beneficio es una directa contribución a los objetivos estratégicos de la organización.

La estructura de división de beneficios (EDB) es parecida a la estructura de división de trabajo en los proyectos, pero utiliza diferentes reglas para su construcción y esta se utiliza como una forma alternativa para la identificación y organización de beneficios esperados por el programa. Su finalidad es modelar los objetivos esperados por los interesados, de forma que representen la visión colectiva de la situación. Es la muestra gráfica de cómo los beneficios se relacionan unos con otros y con los programas de los proyectos.

Principales Características de la Estructura de División de Beneficios

Los beneficios se ordenan de acuerdo a una jerarquía, como veremos en el ejemplo, los elementos de más alto nivel son los objetivos estratégicos, y los elementos de los niveles inferiores son los beneficios, resultados, entregables y capacidades, esto va a depender de la profundidad del análisis que se realice.

Estas estructuras se construyen junto con los interesados del programa, ya sean estos internos o externos, de alto nivel de influencia o de bajo nivel de influencia, lo importante es poder captar la información de diferentes fuentes para así garantizar el éxito del programa. Este proceso ayuda al equipo de programas a identificar eslabones perdidos y elementos para clasificarlos en orden de importancia.

Enfoque ¿Cómo? ¿Porqué?

Para la construcción de la estructura de beneficios se utiliza el enfoque ¿Cómo? ¿Por qué? Esta técnica se utiliza para identificar los beneficios que se derivan de los objetivos estratégicos y para ordenarlos dentro de la jerarquía y crear así una clasificación de beneficios del más genérico o estratégico al más específico u operacional. Algunas observaciones:

  • Cuando nos movemos de izquierda a derecha o de arriba abajo esto dependiendo de cómo esté desplegada la estructura para pasar de un nivel a otro se pregunta ¿Cómo será alcanzado el objetivo estratégico? Esto genera una respuesta más específica y así tendremos beneficios más específicos.
  • Cuando nos movemos de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba, cuando desea revisar la lógica de la jerarquía nos preguntamos ¿Por qué? Y se debe generar una respuesta más genérica.

Jerarquía de la Estructura de División de Beneficios

Características Estructura División Beneficios

En este caso la estructura está desplegada de arriba hacia abajo, los nivel superiores o genéricos están arriba y los niveles inferiores o específicos están abajo. Se comienza a través de los objetivos estratégicos, que son los requerimientos para el éxito de la estrategia. Luego tenemos los beneficios claves o indicador clave de desempeño que es la contribución directa al objetivo estratégico. Seguidamente está el resultado, el cual es el resultado deseado por el negocio. Seguidamente tenemos acción o proyecto potencial, que son los medios para conseguir el resultado. Y por último tenemos las capacidades o entregables, que son los resultados técnicos/operacionales esperados.

¿Cómo se construye la jerarquía?

  • Se comienza desde el nivel superior (a partir de los objetivos estratégicos)
  • Se inicia con un número mínimo de beneficios
  • Se comienzan a identificar los beneficios de menor jerarquía usando el enfoque ¿Cómo? ¿Por qué?
  • Cada beneficio del nivel superior debe de conectarse a uno inferior (siendo este más específico)
  • Al final, se revisa si todos los beneficios del nivel menor realmente apoyarán los objetivos estratégicos

Si la estructura de división de beneficios está completa y consistente, la suma de cada nivel representa el alcance del programa.

Lee también: Ejemplo de Estructura de división de beneficios EDB

Ejemplo:

Jerarquía Estructura División Beneficios

Aquí la estructura está desplegada de izquierda a derecha, tenemos los objetivos estratégicos y los beneficios, los beneficios se consideran de Nivel 1, ya que los objetivos estratégicos se toman del plan estratégico, seguidamente están los resultados en el Nivel 2, de ahí las acciones y por último los entregables. Comencemos de izquierda a derecha, ósea de genérico o estratégico a específico u operacional. Si nos preguntamos cómo incrementar el margen de ganancia tendremos 2 respuestas más específicas:

  • Reduciendo los costos de suministros
  • Incrementando los previos de ventas

Cada una de estas dos respuestas genera 2 ramas, estas respuestas a su vez son los beneficios que soportan el objetivo estratégico. Y el proceso continúa así, ¿cómo reducir los costos de suministros?

  • Reduciendo los costos de compra
  • Reduciendo los costos de inventario

Ahora revisemos de derecha a izquierda, de especifico operacional a genérico estratégico, en la primera fila, ¿Por qué necesitamos obtener información de los proveedores? La respuesta: Para encontrar proveedores de bajo costo, ¿Por qué necesitamos encontrar proveedores de bajo costo? La respuesta: Para reducir costos de compra, ¿Por qué necesitamos reducir costos de compra? La respuesta: Para reducir costos de suministros. Y así vamos comprobando que nuestra estructura tiene un marco lógico correcto y que se está trabajando correctamente de lo genérico a lo específico ósea de lo estratégico a lo operacional.

Características de la Estructura de División de Beneficios

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