A las siete herramientas básicas también se les conoce como herramientas de calidad, de estadística, de administración, de mejora continua, etc. Entre ellas tenemos la Lista de Chequeo, Check-list, Diagrama de Pareto, Histograma, Gráfica de Corrida (Run Chart), Diagrama de Correlación, Diagrama de Control y Diagrama de Ishikagua. Las siete herramientas básicas a pesar de su antigüedad siguen siendo el conjunto de técnicas estadísticas de mayor uso. Lo que se pretende con esa siete herramientas es:
- Organizar datos numéricos
- Facilitar la planeación a través de herramientas efectivas
- Mejorar el proceso de toma decisiones
Uno de los males más grandes que tienen las organizaciones en la actualidad es que las no pueden transformar los datos en información, lo que dificulta la toma decisiones. Estas herramientas facilitan el hecho de que a base de números y no solamente con las pura intuición se tomen decisiones acertadas.
¿Dónde se deben de utilizar las herramientas de la calidad?
- Primero para descubrir que problema se debe de tratar es necesario priorizar, Sera necesario elaborar un cuadro completo de todas las posibles causas. Para esto se puede utilizar el diagrama de flujo, hoja de inspección, la gráfica de Pareto, lluvia de ideas o el diagrama de causa – efecto.
- Cuando tenemos como objetivo llegar a un punto que describa el problema en términos de que ¿como? ¿cuando? ¿donde? ¿quien? etc. y su alcance, tenemos herramientas como la hoja de inspección, gráfica de Pareto, gráfica desarrollo, histograma, gráfica de pastel y la estratificación.
Todas estas herramientas son complementarias, la información que ofrecen algunas, perfectamente puede ser el inicio para el análisis que utilizaremos en la siguiente herramienta. En ningún momento es suplementario y esto lo debemos de tener muy en cuenta.
Puntos a considerar en el procesamiento de datos
Los puntos a considerar en el procesamiento de datos son los siguientes:
- No tener cantidad sino calidad en la información.
- La recolección y uso adecuado de los datos reduce en gran medida conflictos interpersonales que tienen lugar en los grupos.
- Tener datos equivocados puede ser peor que no tenerlos.
- Los datos deben obtenerse consistentemente
- Cada documento de recolección y síntesis de datos deberá ser identificado.
- No hacerlo más complicado de lo necesario, utilizar la herramienta apropiada mas simple.
- No complicar los gráficos, mantenerlos simples y claros de tal forma que el mensaje sea sencillo al observador.
- Tampoco se deben interpretar a ciegas los gráficos de la misma manera en situaciones diferentes, usemos el sentido común
- No sesgar los resultados por el método de muestreo. Tratar de obtener muestras aleatorias como sea posible
- No recolectar, ni demasiado ni muy pocos datos. No recolectar datos cada semana cuando se necesitan es de un solo día y viceversa.
¿Qué es el Check-list?
Es la hoja de verificación, es una forma que se usa para registrar la información en el momento en que se está recabando. Esta forma puede consistir de una tabla o gráfica donde se registre, analice y presente resultados de una manera sencilla y directa. Tenemos varios ejemplos de Check-list como: el que ocurre cuando se nos presenta en restaurante la pregunta acerca de la satisfacción.
El Check-list sirve para proporcionar un medio para registrar de manera eficiente los datos que servirán de base para subsecuentes análisis. Proporciona registros históricos que ayudan a percibir los cambios en el tiempo, facilita el inicio del pensamiento estadístico. Ayuda a traducir las opiniones en hechos y datos, se puede usar para confirmar las normas establecidas.
Es importante saber que no es adecuado tener preguntas abiertas es ideal tener un sí o un no. Cuando sea estrictamente necesario tener una, hay que ser claros acerca de la información que debemos recabar, recordemos que la principal función del Check-list es tabular los datos para tener la información.
Diagrama de Pareto
Es una gráfica de barras, que ilustrar las causas de los problemas por orden de importancia y frecuencia, porcentaje de aparición, costo o actuación. Permite además comparar las frecuencias, costos y actuaciones de varias categorías de un problema. Éste diagrama se llama de esta manera por un matemático italiano quién descubrió la siguiente relación: que el 80% de las causas tienen un 20% en los efectos de los problemas. Una relación que es aplicada en casi todos los aspectos de la vida. Por eso es que este tipo de Pareto es conocido como el 80 – 20.
El diagrama de Pareto fácilmente nos da la información de cuáles son nuestros problemas principales. Como organización no debemos de gastar energía en problemas que no son de demasiada importancia y que no representen una prioridad. Este se debe de implementar, cuando las causas o categorías de un problema puedan cuantificarse, cuando un equipo de trabajo necesite identificar las causas o categorías más significativa de un problema o cuando un equipo de trabajo necesite decidir sobre cuáles causas trabajar primero. Además esta herramienta ofrece las siguientes ventajas:
- Canaliza los esfuerzos hacia los pocos vitales, es decir, hacia esos problemas importantes que tiene la organización, proceso o empresa.
- Además ayuda a priorizar y señalar la importancia de cada una de las areas de oportunidad
- También es el primer paso para la realización de mejoras
- Se aplica en todas las situaciones en donde se pretende efectuar una mejora en cualquiera de los componentes de la calidad total, la calidad del producto o servicio, costos entrega, seguridad y moral.
Histograma
Es una descripción gráfica de los valores medidos individuales de un paquete de información y que está organizado de acuerdo a la frecuencia o relativa frecuencia de ocurrencia. Los histogramas ilustran la forma de la distribución de valores individuales en un paquete de datos en conjunción con la información referente al promedio y variación. Debemos de implementarlo para desplegar la distribución de datos en barras, graficando el número de unidades de cada categoría para adentrarse en la naturaleza de la variación del proceso, por ejemplo, determinar si sólo una variación está presente.
La forma de un histograma depende la distribución de las frecuencias absolutas de los datos. Alguna de las formas más comunes que pueden adoptar son:
- Normal
- Sesgado a la derecha
- Sesgado hacia la izquierda
- Forma de U
La información que se debe tener tiene que ser clara para, cuando la información está bien planteada puede ocurrir un sesgo lo cual nos proporciona una información adecuada.
Diagrama de correlación
Proporciona la posibilidad de reconocer relaciones causa/efecto. Hace fácil el reconocimiento de correlaciones, ayuda a determinar relaciones dinámicas o estáticas (de mediciones). Indica si dos variables (factores o características de calidad están relacionados). Sirve para mostrar la relación entre dos factores cambiantes mientras un factor aumenta su valor, el otro factor disminuye o simplemente muestra un cambio. Una relación sólo puede ser descubierta mediante la comprensión del proceso y la experimentación diseñada. Se debe implantar cuando se busca una técnica que explora la relación entre una variable y una respuesta, para probar la teoría de que una variable puede influir en la forma en que una respuesta cambia.
El diagrama de control
Sirve para examinar si un proceso se encuentra en una condición estable, o para indicar que el proceso se mantiene en una condición inestable. Es el que permite ver si nuestros procesos son estables o no son estables, si estamos dentro de los parámetros establecidos para buscar ese control. Sirve porque proporciona un método estadístico adecuado para distinguir entre causas de variaciones comunes o especiales mostradas por los procesos. Promueve la participación directa de los empleados en el logro de la calidad. Sirve como una herramienta de detección de problemas.
Existen también los tipos de gráficos de control donde tenemos las variables:
- X-R: promedios y rangos
- X-S: promedios y desviación estándar
- X-R medianas y rangos
- X-R: lecturas individuales
La gráfica de control se subdivide en grupos, se relaciona estrechamente con la determinación de los límites de control. Se dice que un proceso está bajo control, cuando no muestra ninguna tendencia, comportamiento anormal y además ningún punto sale fuera de los límites, si se trata de menos de 35 muestras. Entre 30 y 35 muestras en estadística está aceptable.
El diagrama de corrida
Muestra algunas tendencias, el trabajo será identificar qué aspectos pudieron existir en ese momento para tener tendencia, se deben de tomar las decisiones en base a las investigaciones que se hagan. Si el patrón se vuelve predecible, el el patrón no es natural y debe tener una causa asignable. Pueden existir muchas causas con el agrupamiento, cambio gradual de nivel, cambio repentino de nivel, cambio sistemático, ciclos, estratificación, inestabilidad, interacción, mezcla, mezcla estable, mezcla inestable, saltos o abortos, tendencias continuas y tendencia variables.
Cuando existen puntos fuera de control en la gráfica X, el rango debe de estar bajo control. Ese problema puede estar por error en las mediciones, error al graficar, cambio de escala, proceso incompleto omitido. Cuando hablamos de la gráfica de rango, puede haber un proceso incompleto u omitido, error al graficar, error de operación al restar y error de medida. Cuando hablamos de la gráfica P puede haber variación en el tamaño muestral, toma de muestra de una distribución totalmente distinta.
Tendencias continúas gráfica R, tendencia creciente puede ser por material desgastándose gradualmente, desgaste en el equipo. También puede ser una tendencia decreciente por una curva de aprendizaje, mantenimiento del equipo, control de procesos en otras áreas. En la gráfica X puede ser por el deterioro en los instrumentos de medición, envejecimiento del equipo, cambios estacionales, humedad, lluvia, variables humanas, fatiga del empleado, cambio gradual de estándares, etc.
Diagrama de Ishikawa
Muestra la relación sistemática entre un resultado fijo y sus causas. Es útil en la identificación de las posibles causas de un problema y representan las relaciones entre algunos efectos y sus causas. Es un ambiente no manufacturero, las categorías de causas potenciales incluyen políticas, personal, procedimientos y planta (las 4 P).
En el análisis de variabilidad se enumera primero una lluvia de ideas, donde se exponen muchas causas que pudieron tener ese efecto. Una vez que esas causas son expuestas son colocadas en cada una de las espinas de pescado para decirlo de esa manera y luego se enumeran para poder darle prioridad para trabajar y atacar las principales tratando de reducir el efecto.
El diagrama en conjunto con los demás procesos puede proporcionar la información adecuada. Este sistema es utilizado en el ambiente manufacturero y en ambiente no manufacturero. Se recomienda que el diagrama de Ishikawa sea un análisis de procesos por etapas para tener una mejor visión de los problemas.
Elaborarlo es una labor educativa en sí misma, favorece el intercambio técnicas y experiencia. Ayuda a determinar el tipo de datos a obtener con el fin de confirmar si los factores seleccionados fueron realmente las causas del problema. Para poder prevenir problemas, cuando se detectan causas potenciales de un problema, éstas pueden prevenirse si se adoptan controles apropiados. Muestra la habilidad profesional que posee el personal encargado del proceso; entre más alto sea el nivel, mejor será el diagrama resultante. En si este diagrama representa la calidad del personal que lo ejecuta, por eso se debe de utilizar siempre que se pueda, quedará claramente la idea de las personas que han participado en su construcción.
Las siete herramientas básicas de la calidad
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