Procesos de Gestión de Gobernabilidad de Programas

Procesos Gestión Gobernabilidad Programas

PROCESOS GESTIÓN GOBERNABILIDAD PROGRAMAS | PLANEACIÓN Y ESTABLECIMIENTO DE ESTRUCTURA DE GOBIERNO DE PROGRAMA | PLAN DE AUDITORÍA LAS AUDITORÍAS | PROCESO DE APROBACIÓN DE INICIACIÓN DE COMPONENTES

Ahora miremos la gobernabilidad del programa aquí se incluyen los procesos para la estructura del gobierno los procesos roles y responsabilidades. también asegurar los procedimientos comunes para todos los componentes del programa y los controles para asegurar su aplicación de forma consistente una gobernabilidad efectiva asegura que el lineamiento estratégico y el valor prometido del programa se cumplan y que los beneficios sean obtenidos. También que los interesados claves sean informados apropiadamente que las decisiones se tomen racionalmente y que también se tomen con una justificación que se utilicen las herramientas y los procesos apropiados y que las responsabilidades sean claramente definidas y aplicadas.

Procesos para gestionar la gobernabilidad de programas

Dentro de la gobernabilidad de programas existen ocho procesos muy importantes que se estudiarán a continuación:

Planeación y establecimiento de estructura de gobierno de programa

Se asegura que las metas y los objetivos del programa estén alineados con las metas y los objetivos estratégicos de la organización. El marco de gobierno asegura que los elementos importantes sean revisados cuidadosamente y esto es para minimizar los conflictos entre el programa y entre los componentes. La efectiva gobernabilidad también asegura el alineamiento estratégico y la obtención del valor generado por los beneficios. También la efectiva gobernabilidad asegura que todos los interesados se comuniquen apropiadamente y se mantengan al tanto de los avances y los problemas. Además, se asegura que las herramientas y procesos adecuados se utilicen en el programa y que las decisiones se tomen de una forma racional y justificada.

Dentro de las entradas de este proceso tenemos las directrices estratégicas. Estas son decisiones hechas a raíz de los procesos de gobernabilidad, que afectan el alineamiento estratégico y la entrega de beneficios. Por parte del programa está el plan de administración de programas y el plan de realización de beneficios. El plan de realización de beneficios identifica cuando y como se espera que los beneficios se materialicen, también precisa los mecanismos que deben de estar en su lugar para asegurar que los beneficios se realicen plenamente en el tiempo. Los beneficios a veces no se logran tener hasta mucho después del final del programa. La otra entrada es el organigrama que claramente indica los niveles de autoridad dentro de la organización, el alcance y control que se tiene.

Dentro de las herramientas y técnicas está el sistema de información de administración de programas que son herramientas y mecanismos para almacenar información acerca del programa. También está en la planeación organizacional la oficina de administración de programas que se asegura que los servicios requeridos estén disponibles en el momento oportuno, con la calidad que se requiere y en la cantidad necesaria. Por otro lado, está la administración de problemas, el juicio experto y las mejores prácticas.

Entre las salidas tenemos el plan de gobernabilidad en este plan se describen los objetivos de gobierno, las estructuras, las funciones, responsabilidades y la logística para la ejecución del proceso de gobernabilidad. También, los procesos de escalación de problemas, que esto significa que cuando hay un problema no puede ser resuelto por una persona por el nivel de autoridad requerido. Para tomar la decisión o para solventar el problema se establece el siguiente nivel de autoridad que debe resolver ese problema. La última salida es el plan de auditoría que describe los objetivos y los motivos por los cuales se va llevar a cabo.

Plan de auditoría las auditorías

Pueden tener varios objetivos, las auditorías planeadas de antemano y aleatorias tienen esencialmente el mismo motivo ya sea para examinar las finanzas del programa y asegurarse de que el dinero se está gastando como estaba previsto. También se usan para revisar los procesos de gestión del programa para asegurarse de que el programa se está gestionando de acuerdo a los procedimientos que fueron aprobados por parte de la organización. Con el fin de prepararse para ese tipo de auditoría el administrador del programa debe simplemente seguir los procesos de gestión del programa aprobados por la organización. En general un auditor estará buscando desviaciones no aprobadas de los procesos de gestión. Otro objetivo de una posible auditoría es buscar específicamente pruebas de fraude o una mala gestión y esto se realiza raramente o sólo en los casos que exista sospecha.

Dentro de las entradas de este proceso esta la notificación de auditoría, el plan de auditoría si el programa por ejemplo, se ha desarrollado un plan de auditoría interna, este puede ser parte del plan de administración del programa y esa sería una contribución adicional al proceso. Un ejemplo podría ser, una serie programada de auditoría que se lleva acabo para la evaluación, autoevaluación y garantizar así el cumplimiento de los procesos y las normas de gestión de programa. La última entrada son los procesos de administración del programa.

Procesos Gestión Gobernabilidad Programas

En las herramientas y técnicas tenemos planeación de la auditoría que es el administrador de programas debe asegurarse de que todos los documentos del proceso de administración de programas sean seguidos.  También, cuando no tiene sentido para un programa en particular seguir procesos documentados una desviación por escrito debe ser presentada y aprobada antes de que ocurra una desviación del proceso. El repositorio de documentos de programa para todos los procesos de gestión del programa se debe de mantener la documentación que valide que se está siguiendo el proceso.

Dentro de las salidas de este proceso tenemos las actualizaciones al plan de administración de programas y el plan de auditoría. Los resultados de la auditoría son registrados en este plan de auditoría y se da generalmente una retroalimentación a la junta de gobernabilidad del programa.

Plan de calidad del programa

Se ocupa de identificar y comunicar los elementos donde el programa tiene que especificar los estándares de calidad que ayuden a alcanzar sus beneficios. Asimismo garantiza, a través de sus componentes la aplicación de requerimientos específicos de calidad.  Dentro de las entradas tenemos el plan de realización de beneficios, el plan de administración de programas, estándares de calidad. organizacional y regulaciones externas.

En herramientas y técnicas está el análisis de costo beneficio, el Benchmarking que es una comparación de lo actual con lo planeado, checklist y el costo de la calidad. Dentro de la salida se encuentra el plan de calidad de programas.

Proceso de aprobación de iniciación de componentes

Este es un proceso muy importante, aquí se llevan a cabo las actividades de administración de programas para iniciar el componente dentro de un programa. Este proceso puede ocurrir durante cualquier fase del programa, excepto durante el cierre. El momento para iniciar el componente es normalmente controlado por el plan de administración, las necesidades del programa cambian con el tiempo y el equipo puede requerir la actualización del plan de administración para nuevos componentes identificados. Los procesos de identificación de componentes a nivel de programas incluyen el desarrollo de un caso de negocio que hace que aseguren la financiación del presupuesto para el componente, también requiere asegurar las operaciones que son parte del programa.

También se debe de garantizar la aseguración de un administrador de proyectos a los componentes del programa, requiere garantizar la asignación de un gerente de operaciones que esté familiarizado con el programa y las operaciones. Este debe de comunicar la información relacionada a los componentes, a los interesados del programa, además debe de comunicar las operaciones a los interesados según sea necesario.  El inicio de una estructura también debe preocuparse por una estructura de gobierno que controle y de seguimiento a la entrega de beneficios y también el progreso de cada uno de los componentes, pero a nivel de programas. Se asigna un patrocinador para el programa.

Dentro de las entradas tenemos el plan de administración de programas, el chárter de los componentes, cada uno de los componentes dentro del programa requiere tener desarrollada su acta de constitución y la solicitud de inicio de componentes. Se evalúan los componentes contra Los criterios de selección de la organización y se decide si ese debe ser iniciado. Por último, tenemos el criterio para iniciación de componentes, estos criterios son definidos durante el proceso de planeación inicial del programa y son incluidos en el plan de gobernabilidad del programa.

En las herramientas y técnicas de este proceso tenemos las revisiones que son la aprobación de la iniciación de componentes, es típicamente la compuerta de un programa y también tenemos el juicio experto.

Dentro de las salidas tenemos la decisión de arrancar y también las solicitudes de cambio. Cambios en los componentes pueden afectar la obtención de beneficios para el programa y eso debe de ser revisadas por la junta de gobierno del programa. La solicitud de cambio son manejados en el monitoreo y control de cambio de programa.

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