Procesos necesarios para la Gestión Financiera de los Programas

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PROCESOS GESTIÓN FINANCIERA PROGRAMAS | PROCESOS ADMINISTRACIÓN PROGRAMAS | CÓMO ES LA GESTIÓN FINANCIERA EN LOS PROGRAMAS  

Primero recordemos que es la Gestión financiera, es la que  incluye los procesos que identifican los recursos y las fuentes financieras para el programa. También, la integración de los presupuestos de cada uno de los proyectos y el control de costos tanto del programa en general como de sus componentes. El programa se ocupa por el financiamiento general, mas no hace gestión financiera de cada componente. Como los programas están compuestos por múltiples componentes el presupuesto de debe incluir el costo de cada componente individual. Así como los recursos para la gestión del programa. En los programas normalmente se manejan presupuestos muy altos y el análisis financiero del programa debe de proveer suficiente información sobre los costos inversiones, beneficios, la cual es necesaria para la aprobación del programa.

Esos análisis deben de incluir herramientas como el análisis del costo beneficio, cálculo de retorno de inversión, valor presente neto, entre otros. El plan financiero debe identificar las fuentes de financiamiento restricciones y las condiciones sobre las cuales se va a obtener y se va a usar los recursos, así también en el momento y en el cronograma lógicamente en el momento en que los recursos van a ser desembolsados.   

¿Cómo es la gestión financiera en los programas?  

La gestión financiera para programas es completamente diferente para el área de proyectos consta de cinco procesos.

IniciaciónPlaneaciónEjecuciónMonitoreo y ControlCierre
Establecimiento del marco financiero del programa.Desarrollo del plan financiero del programa.

Estimación del costo del programa.

Presupuesto del programa.
Monitoreo y control de las finanzas del programa.
GESTION FINANCIERA DE PROGRAMAS

#1 Proceso de establecimiento del marco financiero dentro de iniciación

Los programas requieren mayor tiempo que los proyectos para poder obtener los resultados, por lo cual el principal problema financiero sobre el desarrollo de programas es obtener el financiamiento para cerrar la brecha entre el pago y la obtención de beneficios. Cubrir este balance negativo es el problema del plan financiero del programa. El marco financiero varía según el tipo de programa; si es por ejemplo de construcción, trabajos públicos etc. El tamaño del programa es relativo al tiempo que este dure, entre más grande el programa más tiempo requiere.

Examinemos alguna de las entradas de este proceso, tenemos:

  • Primero la fuente de financiamiento del programa, estos tienen diferentes posibles fuentes de financiamiento. La selección de eso dependerá del tipo y tamaño, programas grandes y complejos generalmente tienen una fuente externa. Las fuentes también pueden ser internas o puede ser una combinación de las fuentes internas y externas.
  • También tenemos como entrada las metas de financiamiento, la organización que financia puede tener diferentes metas que el administrador de programas. Esta puede desear flujo constante de dinero o recuperar su inversión de manera temprana.
  • Otra entrada es la restricción de financiamiento, esta puede incluir pagos aceptados en moneda local, puede ser en porcentaje del contrato que se mantiene como retención, también pueden ser del financiamiento que sólo esté disponible de forma manual. También que sólo sea financiamiento provisto de hitos del programa aprobados o que requiera un procedimiento especial para la aprobación.
  • Por último, como entrada tenemos el caso de negocio del programa, se desarrolla antes que el programa éste aprobado.

Las herramientas y técnicas que tenemos en ese proceso son el análisis financiero del programa, éste debe de proveer suficiente información para aprobar el programa y las relaciones de intercambio. Aquí se incluyen análisis como el costo-beneficio, el valor presente neto, la tasa interna de retorno, etc. Otra herramienta y técnica es la fecha de pago, aquí lo importante es la identificación en el cronograma los hitos o puntos en los cuales se deben de realizar los pagos, eso para poder hacer uso eficiente de los recursos financieros con los que se cuenta en el programa. También tenemos método de financiamiento, aquí existen diferentes formas para hacerlo, esto puede ser directamente a través del capital de la empresa, o también a través de entidades gubernamentales, pueden ser financiados por organizaciones externas como bancos o instituciones financieras, eso se pueden financiar también mediante préstamos hipotecarios etc.

Dentro de las salidas tenemos el marco financiero del programa, este es el plan para la coordinación de los fondos disponibles bajo las restricciones y como pago de este dinero, de tal forma que el dinero del programa sea utilizado de forma eficiente. Como salida también tenemos la actualización al caso de negocio, durante el análisis financiero pueden ocurrir cambios y el caso de negocio debe de ser cambiado de acuerdo a las modificaciones que se van dando.        

#2 Proceso de desarrollo del plan financiero del programa

Un programa puede tener múltiples fuentes de financiamiento, también el programa es típicamente como se había dicho de larga duración, o al menos de mayor duración que un proyecto. Este puede tener múltiples contratistas, cada uno con diferente día de pago. El plan financiero del programa debe tener elementos como reservas por riesgo, reservas por problemas de flujo de caja, fluctuaciones en la tasa de cambio, incrementos o decrementos en las tasas de interés. Se deben tomar consideraciones sobre las leyes locales acerca de las finanzas, los impuestos que se deben de pagar, la forma en que se pagan los beneficios sociales, etc. Vale la pena mencionar los incentivos de contrato, las multas de los contratos, las retenciones de los contratistas, inflación, entre otros.

Tenemos como entradas:

  • El marco financiero del programa que ya se habló de este
  • La EDT del programa, aquí se hace la descomposición jerárquica del trabajo, que si es ejecutado y completado en cada proyecto del programa representa la declaración del trabajo del programa y al mismo tiempo la línea del alcance del programa.
  • Otras entradas son la restricción del financiamiento y el plan de administración del programa, este plan integra e incorpora todos los componentes del programa, incluye los hitos, los beneficios que van hacer entregados y las interdependencias de los programas y los componentes. Éste plan marca los elementos claves para la dirección del programa y su administración. También identifica como las decisiones deben de ser controladas y registradas, describe como los informes de desempeño serán preparados y a quien serán distribuidos.

En las herramientas y técnicas tenemos el análisis financiero del programa, también tenemos la administración de contratos, eso tiene que ver con los planes de contratación, los planes de compra a fin de asegurarse de que los términos establecidos sean seguidos por los clientes, los proveedores los contratistas y que estén cumpliendo sus obligaciones. Otra herramienta es el análisis de costos operacionales, es la infraestructura requerida por el programa para ser administrado el personal, los recursos y también la oficina de administración de programas.

En las salidas tenemos el plan financiero del programa, este es parte del plan de administración y documenta todos los aspectos financieros, tiempo de financiación, hitos financieros, presupuestos de línea base, pago de contratos y cronogramas. También puede documentar los reportes financieros, los mecanismos para el reporte financiero y las métricas financieras. Las otras salidas son las fechas de pago del programa, también la fecha de pago de los componentes, eso tiene que ver cuando se realizan los desembolsos para todos los proyectos y las operaciones.  Otra salida es el costo operacional del programa, aquí se identifica los costos de operación e infraestructura para la administración del programa y por último tenemos las métricas financieras, estas son detalladas y también son el medio por el cual los beneficios del programa pueden ser medidos.

Lee también: Procesos de Gestión de Gobernabilidad de Programas

#3 Proceso de estimación del costo del programa

En el cálculo de los costos del programa hay múltiples fases con compuertas de aprobación o de decisión en cada fase. Esto es para tener un control total y el gobierno sobre el presupuesto. Los programas de menor duración tendrán estimaciones de costo más precisas que los programas de larga duración, inicialmente se realiza una estimación de orden de magnitud, esto para decidir si el programa será financiado o no. En el siguiente nivel de evaluación el objetivo es desarrollar la arquitectura del programa, a un nivel suficiente para determinar si el programa es factible dentro de las expectativas de costo que tiene la organización, en el siguiente nivel se realiza una estimación más detallada generalmente de contratistas o grupo de interesados en el programa.

Dentro de las entradas tenemos:

  • La línea base de la pintura del programa que es el conjunto de componentes que describen sus características, capacidades, entregables, plazos, etc. También describe como los componentes contribuyen a los beneficios del programa.
  • Entre las entradas también tenemos la reserva de contingencia o sea el dinero conservado para imprevistos, el plan de administración de programas
  • Otra entrada es el registro de riesgo del programa o sea la lista de los riesgos identificados con su descripción individual y el efecto potencial.
  • Por último, tenemos los contratos, el tipo específico de contrato, los montos, fecha de pago, todo eso se ingresa en la estimación del costo del programa.

Dentro de las herramientas y técnicas tenemos el análisis de costo total de la propiedad, permite el diseño más rentable, no sólo en el desarrollo de la implementación, si no también, el costo de operación del producto final, método incluye en ingeniería de valor análisis de valor y otros enfoques. Análisis de intercambio de arquitectura, aquí es la comparación entre las diferentes soluciones arquitectónicas, implicación en costo, o sea poder determinar de acuerdo a la arquitectura cual es la que provee más beneficios en cambio a los costos de implementarla o de llevarla a cabo. También tenemos dentro de las herramientas y técnicas el análisis de reserva, aquí para determinar la cantidad que se requiere para responder a cambios inesperados o cualquier contingencia que pueda ocurrir en el programa. Luego tenemos las técnicas de estimación que pueden ser estimación descendente, estimación ascendente, paramétricas juicio de expertos, estimación de tres puntos, entre otras. También tenemos el análisis de adquisiciones, aquí se evalúa el costo de cada componente individual en el programa basado en el tipo de contrato, la fecha de pago, los materiales que se van a comprar y otros factores de costo, asimismo el procedimiento de adquisición. También tenemos las herramientas de estimación computarizada que es la revisión de la compatibilidad de las herramientas utilizadas y por último tenemos el juicio experto.

Dentro de las salidas tenemos la estimación del costo qué es el costo total del programa, el cual es la principal salida de este proceso. Este presupuesto de costo ocurre en fase y es basado en el nivel de detalle que se tenga en ese momento. También está la estimación de costos de los componentes o sea la otra salida es estimar el costo de cada componente individual dentro del programa esto, queda establecido dentro de los contratos.

Procesos Gestión Financiera Programas
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#4 Proceso de presupuesto del programa

Desarrollar el presupuesto del programa consiste en recopilar toda la información financiera disponible, asimismo la lista de todos los ingresos y fechas de pago con el suficiente detalle para que los cronogramas puedan ser rastreados. En la mayoría de los programas el detalle todos estos gastos no es conocido en las fases iniciales de la planificación a medida que el programa se desarrolla el presupuesto se vuelve cada vez más presupuesto, detallado y más refinado.

Dentro de la entrada de este proceso tenemos:

  • La estimación del costo del programa
  • La línea base de la arquitectura del programa
  • También el plan de administración del programa
  • Los contratos para los programas que utilicen contrato y los costos de los componentes. Puede haber contratos que sean de carácter interno que no requieran la utilización de contratos.

Entre las herramientas y técnicas tenemos el análisis de costos que son herramientas primarias para desarrollar el presupuesto del programa e involucra el análisis de cada componente, también su estructura de costos, los recursos financieros el cronograma y las restricciones. El resultado del análisis de costos un entendimiento del flujo de caja del dinero a través del programa. Como última herramienta tenemos también el análisis de reservas.

Entre la salida tenemos la línea base del presupuesto de programa que es la principal salida de este proceso, aquí se remarca el flujo del dinero hacia dentro y hacia fuera del programa. Una vez elaborado el presupuesto se convierte en el objetivo financiero primario por el cual el programa va a ser medido. También tenemos como salida la fecha de pago del programa y la fecha del pago de los componentes del programa.

#5 El proceso de monitoreo y control financiero

Una vez que el programa ha recibido el financiamiento y ha comenzado a pagar los gastos, el esfuerzo financiero se transforma al seguimiento monitoreo y control de los fondos y los gastos. Este esfuerzo es llevado a cabo por el administrador del programa con la supervisión del grupo de gobierno y por los auditores. El monitoreo de las finanzas del programa y el control del gasto dentro del presupuesto definitivamente son aspectos críticos para garantizar que el programa cumpla con los objetivos de organización. Un programa que el costo exceda el presupuesto previsto puede no satisfacer el modelo de negocio utilizado para justificarlo y después estar sujeto a cancelación.

Ahora miremos dentro de las entradas tenemos:

  • El plan financiero del programa
  • El plan de administración del programa los contratos y la solicitud de cambio. Estas solicitudes pueden venir desde cualquiera de los componentes del programa. Puede venir también por los clientes, los interesados o inclusive pueden venir dentro de la organización.

Dentro de las herramientas y técnicas tenemos los sistemas de administración de cambios en costo, este define los procedimientos por los cual la línea base financiera va a ser analizada y cambiada, en respuesta a los cambios que sean aprobados de verdad. También se mide el impacto para los componentes individuales del programa o sea el impacto que va tener para cada uno de los proyectos y también el programa como un todo. Otra herramienta de la administración de costos de contrato es la revisión de situación o sea los gastos financieros del componente del programa son revisados de forma periódica, esto es para asegurar el cumplimiento de los contratos y la línea base de costos y de cronograma. También se utilizan técnicas de pronóstico de costo con estas herramientas, se lleva a cabo el análisis de costo de operación que son los costos asociados con la administración del programa sus estructuras y también se puede usar el método del valor devengado.

Ahora como salidas tenemos el pago los contratos y también el cierre de presupuesto de los componentes en cuanto a cada componente individual termina el presupuesto y cada componente es cerrado. También el cierre del presupuesto o sea cuando se complete el programa el presupuesto se cierra y el reporte financiero final es comunicado de acuerdo con plan de administración. Por último tenemos la actualización de la línea de base de presupuesto, a medida que se aprueba los cambios la línea base se va actualizando.

Procesos necesarios para la Gestión Financiera de los Programas

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