Procesos para la Gestión de los Interesados en Programas

Procesos Gestión Interesados

PROCESOS GESTIÓN INTERESADOS EN PROGRAMAS | PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROGRAMA | PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROGRAMA | INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS DEL PROGRAMA | ADMINISTRACIÓN DE LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS DEL PROGRAMA

Ahora miremos la gestión de los interesados, esta área de conocimiento incluye procesos para la administración de individuos y las organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa debido a la ejecución del programa. Esos interesados claves internos o externos de la organización pueden tener un impacto sobre el programa, por lo que es necesario que sean identificados y se conozca el nivel de interés e influencia que ellos pueden ejercer. A diferencia de los proyectos a nivel de programas aparecen involucrados claves como resultado de la interacción e interdependencia de los proyectos. Una buena gestión de los interesados en combinación con el plan de comunicación, debería de asegurar que la información llegue a los interesados de forma precisa completa y a tiempo.

La gestión de los interesados es otro grupo de procesos que es nuevo para la administración de programas incluye cuatro procesos que se estudian a continuación:

1) El plan de administración de los interesados del programa

En este proceso se lleva acabo el plan de administración de los interesados, que contiene planes detallados de cómo se realizará la gestión eficaz de los interesados. Ese proceso también tiene que ver con las directrices de la administración de los interesados de los componentes, también proporciona información detallada sobre cómo se manejan los actores de los distintos componentes de un programa dentro de los proyectos.

Dentro de las entradas de este proceso tenemos:

  • El plan estratégico, este plan nos permite conocer el entorno organizacional y el ambiente político para identificar el alcance de la administración de los interesados, también está el chárter del programa y se encuentra también como entrada la identificación del patrocinador del programa.

Entre las herramientas y técnicas tenemos los sistemas de administración de información, son sistemas de información que captura y organiza la información relevante y sus componentes. Esta información permite al programa definir organizar diseñar y generar la información para asegurar el éxito en el programa. También tenemos como herramientas el análisis de los interesados.

Como salida de este proceso tenemos el plan de administración de interesados, en el que se documenta como los interesados serán identificados, analizados, comprometidos y administrados a través de toda la vida del programa. Como última salida tenemos los lineamientos para la administración de los interesados de los componentes que son las directrices a nivel de proyecto de la administración de interesados.

2) Proceso de identificación de los interesados del programa

Este proceso se utiliza en la identificación y el análisis sistemático de los interesados del programa y crea un registro de los interesados en el cual enumera los diferentes grupos de interés internos y externos que pueden afectar o ser afectados de forma directa o indirectamente. Éste registro sirve como entrada primaria para la distribución de reportes y otras comunicaciones, también se identifican los impactos positivos o negativos sobre los grupos de interés y determinan los enfoques para la administración de esta relación. Al fin de este proceso se actualiza con los cambios adicionales que vienen como resultado de este proceso.

Dentro de las entradas tenemos:

  • Los contratos, solicitud de propuestas y los organigramas.

Las herramientas y técnicas que se utilizan durante este proceso son el juicio de expertos, análisis organizacional, lluvia de ideas, análisis de interesados, entrevistas, grupos focales, cuestionarios, encuestas, análisis de impacto del programa, checklist de interesados.

Las salidas son el registro de los interesados, interesa el inventario de los interesados, las actualizaciones al plan de administración y la estrategia para la administración de interesados. Aquí se escriben las medidas concretas que deben adoptar para gestionar los impactos del programa sobre los interesados.

3) Involucramiento de los interesados del programa

Este proceso se produce cuando el equipo de administración se asegura de que los interesados participen. La participación efectiva de los interesados requiere un conocimiento profundo de la necesidad de ellos, también de los impactos y los problemas potenciales. Se requiere una interacción eficaz para comunicar los objetivos estratégicos, el estado del programa y también influir en las expectativas y resolver los conflictos de los interesados que se puedan presentar en el programa.

Dentro de las entradas de este proceso tenemos:

  • El charter del programa
  • El plan de administración de los interesados
  • El registro de los interesados
  • El inventario de los interesados
  • También las estrategias para la administración de los interesados

Las herramientas y técnicas que se utilizan en este proceso son el análisis de los interesados, el impacto de los interesados, seguimiento de problemas, herramientas de priorización y el análisis de impacto.

Dentro de las salidas tenemos las métricas para los interesados y la actualización a la estrategia de administración de los interesados.

Lee también: 5 Pilares Necesarios en Proyectos Exitosos

4) Administración de las expectativas de los interesados del programa

En este proceso se gestionan las comunicaciones para satisfacer las necesidades y resolver los problemas con los interesados. Aquí se utilizan técnicas efectivas de negociación, esto para satisfacer las partes necesitadas, ya que pueden tener exigencias contradictorias. También se da el uso del manejo de habilidades de conflicto, esto para evitar que sea grave las situaciones dentro de los equipos ya sea de programas, proyectos o dentro de los interesados. También se supervisa y asegura que se cumplan las expectativas de los interesados, esto es vital para el éxito del programa.

Dentro de las entradas tenemos:

  • La estrategia para la administración de los interesados, cuando un programa afecta negativamente a un interesado, el equipo debe desarrollar una estrategia para minimizar el impacto y mantener siempre a los interesados comprometidos con el programa o los componentes del programa. Primero que las expectativas estén basadas en información precisa, también cuando los impactos negativos son ineludibles se deben de llevar a cabo acciones para mitigar o reducir el impacto negativo.
  • Otra de las entradas es el plan de comunicación. Este plan describe los requerimientos de comunicación de los interesados, la información que va hacer comunicada a las personas responsables por las personas o grupo de personas que recibirán la información, los métodos y la tecnología que será usada para transmitir la información. También incluye la frecuencia en que la comunicación será dada y los métodos para actualizar y refinar la comunicación. También se incluyen los glosarios de terminología que usualmente son utilizados y son muy importantes dentro de los programas
  • También tenemos las herramientas y técnicas dentro de este proceso, como la negociación que es una habilidad efectiva de negociación, para ayudar a resolver los conflictos y problemas que se presenten. Además, está la administración de conflictos y la influencia. Esta última es la habilidad para afectar las creencias acciones y actitudes de las otras personas aquí la influencia no debe tener una connotación negativa.

Dentro de la salida de este proceso está la actualización para la estrategia de administración de los interesados, actualización al plan de administración de interesados y también al plan de comunicación del programa.

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