¿Qué es la administración de los interesados en proyectos?

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ADMINISTRACIÓN DE LOS INTERESADOS PROYECTOS | ¿QUÉ INVOLUCRA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INTERESADOS? | ANÁLISIS DE LOS INTERESADOS | CLASIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS | ROL DEL ADMINISTRADOR DE PROGRAMAS | PRINCIPALES ACTORES DENTRO DE UN PROGRAMA

Un interesado es cualquier persona, grupo o entidad que pueden ser afectados positiva o negativamente por el resultado de un programa y que tiene el potencial para influenciarlo. Técnicamente, esto incluye interesados pasivos con intereses en el programa, pero que no son afectados directamente por el resultado de este.

Es el balance entre la identificación de interesados, comunicación, liderazgo, intercambios (tradeoffs), objetivos encontrados y priorización de las necesidades y demandas. Administración de los interesados también se refiere al reconocimiento y a hacer frente a las preocupaciones de los interesados. Podemos decir que la administración de los interesados no solamente es administrar un conjunto de procesos establecidos sino también se refiere a influenciar personas y construir relaciones gratificantes. La administración de los interesados es clave para el éxito de un programa.

¿Qué involucra la administración de los interesados?

La administración de los interesados involucra su análisis y administración. El análisis se refiere a identificar los interesados del programa, medir la influencia que tienen los interesados y determinar cuáles son sus necesidades, en cambio la administración de los interesados es del análisis realizado, influenciar, monitorear a los interesados y las necesidades identificadas para crear relaciones gratificantes con los interesados.

Análisis de los interesados

Para lograr el éxito de un programa es importante conocer a los interesados, por lo cual el análisis de los interesados debe de indagar:

  • ¿Quién es el interesado?
  • ¿Cuál es su aporte?: Positivo (que apoya) o negativo (detractor)
  • ¿Cuál es su estilo de comportamiento?: Pasivo (que no se involucra) o activo (que se involucra)
  • Sus experiencias previas
  • Sus expectativas actuales

Todo esto para conocerlos mejor. También como parte del análisis de los interesados se debe de controlar y manejar los siguientes elementos:

  • Expectativas
  • Fortalezas y debilidades
  • La razón de la oposición de los detractores
  • El motivo del apoyo de los entusiastas
  • Ganando más adeptos (motivando a los indiferentes)
  • Negociar (disminuir la brecha)
  • Comunicarse con todos

Todos esto debe ser controlado y manejado dentro del análisis de los interesados.

Clasificación de los interesados

Los interesados se pueden clasificar de acuerdo con su impacto en el programa, tenemos:

  • Interesados positivos: Personas y/o grupos que están a favor del éxito del avance del programa
    • Interesados negativos: Personas y/o grupos que están en contra del programa y no desean que inicie o prosiga

Lee también: Administración de beneficios de un Proyecto

Rol del administrador de programas

El rol del administrador de programas a nivel de administración de interesados como establece el PMI es:

  • Comunicador de la visión de la necesidad de cambio
  • Comunicador de los objetivos específicos del programa
  • Comunicador de los requerimientos de recursos del programa
  • Establece las metas claras
  • Evaluador de la preparación y planeador del cambio mientras monitorea el impacto de este.

Analicemos los interesados claves:

  • Director de programa: Es el ejecutivo dueño del programa.
  • Administrador de programa: Responsable por la administración del programa.
  • Administrador de proyectos: Administrador de proyectos que conforman el programa y dirige los componentes que forman parte del programa, ósea los proyectos.
  • Sponsor de programa: Patrocinador del programa, responsable de proveer los recursos para el programa.
  • Cliente: El que obtiene lo creado por el programa.
  • Miembros del equipo de programa: Ayudan a completar procesos de programa, se comunican con interesados y ejecutan procesos.

Otros interesados importantes son:

  • Junta de Gobierno del programa: Aprueban el plan del programa, ayudan al alcance de las metas del programa mediante el apoyo y resolución de problemas y riesgos.
  • Agencias gubernamentales: Reglas y restricciones de agencia de gobierno, afecta la tolerabilidad del programa.
  • Proveedores: Reglas que afectan la compra, afectan al programa y cómo los PM interactúan con vendedores.
  • Organización ejecutante: Entidad desde la cual el programa es ejecutado.
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Principales actores dentro de un programa

Algunos interesados poseen niveles de autoridad superior al administrador de programas, esto se puede dar dentro y fuera de las organizaciones. Estos interesados pueden percibir al programa como una amenaza a su autoridad, por lo cual se requiere que el administrador de programas sea capaz de:

  • Tomar un rol de facilitador en vez de autoritario
  • Debe de entender la cultura organizacional, hablar el mismo lenguaje
  • Estar familiarizado con las políticas de la organización para sacar adelante el programa.

Entre los principales actores de un programa tenemos: Los interesados dentro de la organización, que estos son:

  • Alta gerencia: Responsables de la gobernabilidad corporativa, Establecer la visión corporativa, Establecimiento de estrategias, Responsable de la disponibilidad de recursos para implementar las estrategias corporativas
  • Socios: Socios de negocios que tiene la misma responsabilidad y obligaciones que un sponsor (Sponsors generalmente son gerentes de unidad de negocio) y los Proveedores que son contratistas, consultores, proveedores de servicios, de equipos, etc.
  • Administradores de portafolio: Responsables por el desarrollo de las estrategias de negocio, Distribución de los recursos, Coordinación en el uso de los recursos y Responsables del alineamiento del programa con las estrategias corporativas
  • Demás recurso humano: Equipo de programa y personal usuario
  • Clientes (pueden ser internos o externos): El propósito principal de un programa es crear valor para sus clientes

Los interesados fuera de la organización tenemos:

  • Entes regulatorios: Externos (Gubernamentales, salud, seguridad, certificación de calidad), Internos (Financieros, adquisiciones y auditores de calidad)
  • Clientes: Sponsors (Los que pagan, Proveen al equipo del programa con objetivos claros y los beneficios esperados alcanzables y medibles). Usuarios (Los que lo utilizan)
  • Comunidad: ONG, Caridades, Entidades políticas, Grupos de presión y Residentes

¿Qué es la administración de los interesados en los proyectos?

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