Que es la Administración de programas Características y Propósito

ADMINISTRACION DE PROGRAMAS

ADMINISTRACIÓN PROGRAMAS CARACTERÍSTICAS | OBJETIVOS | QUE ES UN PROGRAMA | CARACTERÍSTICAS DE LOS PROGRAMAS |COMPOSICIÓN DE LOS PROGRAMAS

El Program Management Estándar (PMS), es una organización flexible y temporal creada para coordinar y dirigir un conjunto de actividades y proyectos relacionados para entregar resultados y beneficios relacionados a los objetivos estratégicos de la corporación. Murray, Webser y Thiry (2006). Un programa es una colección de acciones de cambio (proyectos y actividades operacionales) agrupados apropósitos, para que conjuntamente logren un beneficio.

¿Qué es un programa?

Es un grupo de proyectos relacionados cuya administración es realizada de forma coordinada para la obtención de beneficios y un nivel de control que no es posible lograr siendo dirigidos de forma individual.

 Características de los programas

  • Los programas contienen grupos de proyectos relacionados, proyectos que persiguen objetivos comunes o similares para crear un resultado.
  • Los programas están alineados a los objetivos estratégicos de la organización, es decir, que las organizaciones utilizan los programas para lograr sus metas y objetivos.
  • Los principales componentes de un programa son los proyectos que contiene, también el programa puede estar compuesto de operaciones.

Composición de los programas

Jerárquicamente están compuestos por proyectos, pero también pueden estar compuestos por operaciones, no obstante, para estas últimas su clasificación puede ser a nivel superior. Todo depende de la configuración o su grado aplicado al programa. Cuando se habla de operaciones se refiere a las actividades del día a día que realiza la organización para apoyar a esto programas. Estas actividades pueden ser la contabilidad del programa, el control de calidad o los diferentes procesos administrativos que requiere el programa para poder llevarse a cabo.

Administración programas Características

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Propósitos de los programas.

Las organizaciones utilizan los programas para

  • Agrupar los proyectos y así maximizar los beneficios que esos producen.
  • Se utilizan para desarrollar nuevas capacidades dentro de la organización.
  • Los programas también ayudan a beneficiar a los interesados.
  • Los programas en las organizaciones contribuyen.
  • Se utilizan para poder alinear los proyectos con la visión estratégica de la organización

Por lo tanto, el principal propósito de un programa es general valor a los múltiples interesados por medio del uso de nuevos productos y servicios, estos vendrían a ser los beneficios que mejoren las capacidades y el nivel de competitividad de la organización.

¿Qué es la Administración de programas?

Según la definición del PMI (2008). Es la aplicación de conocimiento, herramientas, habilidades, y técnicas a un programa. Es la administración centralizada y coordinada de un programa para alcanzar beneficios o objetivos de la organización. La administración de programas permite a las organizaciones la optimización del costo calendario y esfuerzo entre los componentes los cuales son los proyectos. La administración de programas se enfoca en integrar, monitorear y controlar las interdependencias de los proyectos, es decir, los elementos en común que tienen los proyectos y ayuda a determinar el enfoque optimo para administrar estas interdependencias.

Ventajas de la administración de programas.

  • Los recursos, talento y juicio de experto son compartidos a través del programa debido a que se están administrando las interdependencias y se está haciendo un uso de los recursos que tiene la organización.
  • Se rompe el aislamiento de los proyectos, es decir, que al momento en que los proyectos se agrupan dejan de ser aislados.
  • La negociación colectiva, la adquisición compartida y administración de proveedores se unifica, ya que los recursos y todos los requerimientos de los proyectos se agrupan en los programas.
  • La información puede ser fácilmente compartida, gracias a la administración de los programas se crean los adecuados canales de comunicación entre los interesados, la organización, los proyectos y los mismos programas que lleva a cabo la organización.
Porque es importante la administración de programas para las organizaciones.

Porque su aplicación ayuda a las organizaciones a diferenciarse de la competencia es decir que proporciona un medio para hacer frente a la creciente complejidad y presión competitiva del entorno empresarial. Esto quiere decir que las organizaciones que implementan la administración de programas muestran un alto grado de madurez en cuanto a la administración de proyectos. Estudios realizados sobre organizaciones que aplican la administración de programas han demostrado que esta:

  • Prevé una triple ventaja sobre las organizaciones que no lo hacen: Previsibilidad y fiabilidad en la ejecución de proyectos, Incremento en la satisfacción del cliente (mejor ejecución de proyectos), Incremento en el retorno de la inversión.

Es notable mencionar que esto apoya a la gobernabilidad de los proyectos y se hace un uso eficiente de los recursos.

Categorización de los programas.

Según su configuración se establecen los siguientes:

  • Programas incrementales: Programas continuos, altamente predecibles, centrados en la mejora continua. El objetivo es mantener el desempeño de la organización a través de operaciones y proyectos cortos. Ejemplos: programas de inducción para los nuevos empleados que llevan a cabo las organizaciones, programas de carrera que se dan dentro de las organizaciones.
  • Portafolio de programas: Proyectos administrados para incrementar los beneficios tácticos, centrados en el mejoramiento del desempeño. Su objetivo es entregar nuevas capacidades al negocio. Ejemplo de ellos sería la implementación de un sistema de ERP dentro de la organización
  • Programas estratégicos: Transformar la organización en la forma que hace negocios, su resultado es difícil de prever. Apoya iniciativas estratégicas. Estos programas se implementan cuando las organizaciones sufren fusiones, cambios organizacionales o cambios de estrategia

Según la forma en la que son iniciados

  • Programas de visión, que surgen de la visión de la organización y están alineados a los objetivos estratégicos que se han planteado.
  • Programas emergentes, nacen de las necesidades y oportunidades que se identifican en el mercado, generalmente son planteados por unidades de negocios.
  • Los Programas de conformidad, estos programas la organización esta obligada a llevarlos a cabo, ya sea por asuntos regulatorios o por requerimientos del cliente.

Conclusiones

La administración de programas es de mucha importancia y permite las organizaciones conjuntar de forma coordinada los proyectos alineados a su visión, para maximizar los beneficios esperados y desarrollar nuevas capacidades, todo esto enfocando efectiva y eficientemente los recursos de la organización para la creación de valor.

Que es la Administración de programas Características y Propósito

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