¿Qué hace la Administración de Portafolios?

Que hace la Administración de Portafolios 1 Rol Administrador Portafolios 1 Procesos Administrar Portafolios | Guía de Gestión del Portafolio de Proyectos | Cómo administrar un portafolio 1 Procesos Administrar Portafolios

La administración de portafolios es un conjunto de proceso de administración relacionados entre sí. Que facilitan la toma de decisiones informadas y sobre inversión. Los componentes del portafolio y los procesos de administración se seleccionan para producir beneficios específicos a la organización, podemos decir entonces que la utilización del proceso de administración de portafolios es una decisión estratégica.

Funciones de la Administración de Portafolios

Para exitosamente utilizar los procesos de administración de portafolio se requiere primero:

Entender el plan estratégico de la organización
Establecer criterios estratégicos de la organización para la administración de portafolio
Considerar todos los proyectos de la organización programas y otros componentes del portafolio
Seguir los procesos acordado y establecidos por la organización

La administración de portafolios se logra a través de la utilización de procesos conocimientos relevantes habilidades herramientas y técnicas que reciben entradas y generan salidas. Un administrador de portafolio debe de entender el impacto que tiene la administración de portafolios en el negocio, se considera una buena práctica la identificación de los procesos que describiremos en esa presentación. Esta aplicación debe de realizarse en todos los portafolios de la organización

Implementar los procesos de administración de portafolios dentro de la organización las siguientes condiciones deben de existir:

Debe contarse con una estructura organizacional
Se requiere la evaluación de proyectos y programas propuestos
La organización debe de contar con el personal apropiadamente capacitado y disponible para administrar portafolios

Continuando con las condiciones que deben de existir dentro de la organización tenemos:

Debe de existir dentro de la organización proceso de administración de proyectos
Las funciones y responsabilidades organizativas deben de estar claramente definidas
Mecanismos de comunicación para la notificación de decisiones del negocio a toda la organización

Según las normas establecidas por el P.M.I 2008 existen dos grupos de procesos de administración de portafolios éstos grupos son:

1- grupo de procesos de alineamiento: en el grupo de procesos de alineamiento se determina como los componentes serán categorizado evaluados seleccionados para su inclusión y administración dentro del portafolio

2- grupo de proceso de monitoreo y control: aquí se realiza revisiones de indicadores de desempeño de forma periódica para observar y le alineamiento estratégico y verificación de los beneficios esperados por la organización

Como veremos este grupo contiene interdependencias y el equipo de administración de portafolios lleva a cabo estos procesos para administrar los portafolios.

Grupos de procesos en la administración de portafolios

Los grupos de proceso tienen la cobertura de la planeación estratégica y de los procesos de negocio de la organización.

Dentro del grupo de procesos de alineamiento tenemos 11 procesos:

Identificación de componentes
Categorización de componentes
Evaluación de componentes
Selección de componentes
Identificación de riesgos en portafolio
Análisis de riesgo en portafolio
Priorización de componentes
Desarrollo de respuesta al riesgo en portafolio
Equilibrio de portafolio
Comunicación de ajuste en portafolio
Autorización de componentes

Dentro del grupo de procesos de monitoreo y control tenemos tres:

Monitoreo y control de riesgo de portafolio
Revisión de reporte de desempeño de portafolio
Monitoreo de cambios estrategia del negocio

Como mencionamos estos grupos contienen interdependencias y el equipo de portafolio lleva acabo cada grupo y cada proceso de forma individual.