Responsabilidades de los Interesados de un Proyecto

Responsabilidades Interesados Proyecto

RESPONSABILIDADES DE LOS INTERESADOS DE UN PROYECTO | ROL Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTERESADOS DE UN PROYECTO | INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN CULTURA ORGANIZACIONAL

Los interesados del portafolio (Grupo de Proyectos) son individuos o grupos que su interés puede ser afectado de forma positiva o negativa por los componentes del portafolio o los procesos de administración del portafolio. Pero los interesados pueden ejercer influencia sobre el portafolio, sus componentes, los procesos y las decisiones que se tomen. El nivel de involucramiento de los interesados también puede variar de organización a organización o de portafolio a portafolio dentro de una organización. Esto dependiendo del enfoque de supervisión de proyecto que se deba. Un ejemplo de este enfoque puede ser la revisión por compuertas que se lleva a cabo.  Algunos interesados pueden ser identificados de acuerdo a los objetivos y estrategia de administración de riesgo para el portafolio.

Rol y responsabilidades de los Interesados de un Proyecto

InteresadoObservación
Junta de Revisión EjecutivaEvalúa, selecciona, prioriza y controla la actividad de los proyectos. Determina el control y alcance del Consejo de Administración de Portafolios.
Grupo de Procesos de PortafolioSu misión es diseñar, validar e implementar el marco para portafolios y documentar las mejores prácticas y flujos de procesos para permitir la administración de portafolios.
Consejo de Administración de Portafolio (CAP)Tomar decisiones sobre inversiones y prioridades para los componentes del portafolio; asegurarse de que el proceso de administración de portafolio es seguido.
Administración de PortafolioResponsables por la ejecución del proceso de administración de portafolios. Se aseguran que los tiempos para el portafolio sean mantenidos y seguidos.
PatrocinadoresLuchan por la aprobación de sus componentes. Proporcionan los casos de negocios para su análisis por el CAP.
Administrador de ProgramasResponsable de la estructura general del programa. De que los proyectos logren el objetivo del programa, etc.
Administradores de ProyectosResponsable de la planeación, ejecución, monitoreo, control y entrega de los proyectos de acuerdo a sus objetivos.
Oficina de administración de Proyectos/ProgramasCoordina la administración de los componentes en su dominio. Provee apoyo para la administración de proyectos, maneja operaciones (día a día), etc.
Equipo de ProyectosEjecución de actividades planeadas, etc.
Administrador de MercadeoAnálisis para determinar impacto en relación a mercado y competencia.
Administración de Talento HumanoResponsable de mantener el balance correcto de personal y competencias para el portafolio.
Otros interesadosAdministrador de Funciones, Administrador Financiero, Administrador e Operaciones, Administrador de Asuntos Legales, clientes, vendedores / proveedores.
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Influencia de la Organización

El manejo exitoso del portafolio, significa que todos los niveles de gestión deben apoyar con eficacia el esfuerzo de la administración de portafolio para la organización. Esto al tomar decisiones de asignación, las organizaciones se ven influidas por una serie de limitaciones y dinámicas que se ejercen por las partes interesadas. También tenemos que el arte de la administración de portafolios es equilibrar las expectativas de los interesados, a corto y largo plazo, permaneciendo alineado a los objetivos estratégicos de la organización.

Cultura Organizacional

Es importante que la filosofía de administración de portafolios impregne toda la organización. Esto significa que todas las demás actividades y procesos tomen en cuenta el impacto de influencia de la administración de portafolios, aunque el efecto sea leve. Por ejemplo, las medidas generales de desempeño, deben ser compatible y complementarias con las utilizadas para la evaluación de componentes de portafolios.

La organización en su conjunto debe comprender la necesidad de la administración de portafolios. Se debe comprometer su liderazgo, las personas, los procesos y las herramientas para que sea un éxito en la organización. Se requiere madurez para que la organización acepte la administración de portafolios. Por eso se requiere de habilidad para aceptar el cambio para implementar y utilizar la administración de portafolio.

Lee también: El Ciclo de vida de la Administración de Beneficios

Impacto Económico

  • Condiciones financieras de la organización pueden tener impacto en la administración de portafolios.
  • La administración de portafolios asiste en las decisiones de proseguir o no con los proyectos, cambios de estrategia.
  • Medición de éxito de los proyectos en base a flujos de caja u otras métricas económicas.

La intención es asegurarse que el mayor porcentaje de los proyectos sea económico, ese es el impacto económico que busca la administración de portafolios en la organización.

Impacto Organizacional

Dentro del impacto organizacional tenemos que este tópico está relacionado a la cultura organizacional antes descrita. La distinción es que el impacto organizacional se refiere:

  • El impacto que tiene la administración de portafolios en la organización, en vez del ambiente cultural en el cual la administración portafolio opera.
  • La administración de portafolio es efectiva puede tener un impacto positivo mediante la simplificación del planeamiento local en cuanto al lineamiento con los objetivos estratégicos.
  • Inversamente, la falta de procesos eficientes y efectivos en las áreas funcionales puede tener un impacto negativo en la administración de portafolios.

Factores Ambientales de la Empresa

Se refiere a los factores externos e internos que envuelven e influencian el éxito de un portafolio. Estos factores pueden limitar las opciones de administración de portafolios y pueden tener un impacto en el resultado, ya sea positivo o negativo. También se caracterizan por ser decididos externamente de la organización, fuera del control directo, aunque impactan el proceso de toma de decisiones de la administración de portafolios.

Los factores ambientales de la empresa pueden restringir las opciones de la administración de portafolios y también pueden tener una influencia negativa o positiva en el resultado. Estos factores ambientales pueden incluir:

  • Cultura organizacional.
  • Estructura organizacional.
  • Limitaciones legales, que pueden ser gubernamentales o estándares de la industria.
  • Infraestructura que se tenga de la organización.
  • Talento humano existente.
  • Personal de administración, o sea los lineamientos para contratación y despido, revisiones de evaluaciones de desempeño de empleados, registro de entrenamientos, etc.
  • Sistema de autorización de trabajo de la organización.
  • Condiciones de mercado.
  • Base de datos comercial, pueden ser datos para la estimación estandarizadas de costos o información sobre estudios de riesgos o base de datos de riesgos.
  • Sistemas de administración de proyectos, que pueden facilitar el flujo o el análisis de la información.

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