Rol y Responsabilidades del Administrador de Portafolios

Rol Administrador Portafolios

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La aplicación de las técnicas de administración de portafolio en el marco de gobernabilidad de la organización proporciona, hasta cierto grado, una garantía de que la estrategia de la organización se puede lograr. Esto gracias a la aplicación de lo que se considera como las mejores prácticas para la administración de portafolios.

Administrador de Portafolios

El administrador de portafolios es el responsable por establecer, monitorear y administrar los portafolios que tiene asignados. Generalmente este cargo lo ocupa un ejecutivo de la alta dirección, pues como sabemos, los portafolios tienen una mayor jerarquía que los programas y proyectos, por consiguiente para poder administrarlo dentro de una organización se requiere un elevado nivel de poder para ejercer control y autoridad sobre estos. El rol del administrador de portafolios dentro de la organización es más estratégico que táctico.

Responsabilidades del administrador de portafolios

  • Encargado de establecer y mantener el marco y metodología (la estructura conceptual de las ideas) para llevar a cabo la administración del portafolio.
  • Debe establecer y mantener los procesos relevantes de administración de portafolios. Procesos como la administración de riesgos, la gobernabilidad dentro del portafolio, etc.
  • Asimismo, el administrador de portafolios es el encargado de guiar la selección, priorización de los componentes del portafolio. Programas, proyectos, subprogramas, o inclusive subportafolios, esto para asegurarse que los componentes estén alineados a los objetivos estratégicos y las prioridades de la organización.
  • Es el encargado de balancear o equilibrar el portafolio, esto en cuanto a riesgos vs oportunidades, metas a largo plazo vs a corto plazo, para asegurarse que los componentes se alineen con la estrategia organizacional.
  • Es el encargado de establecer y mantener la infraestructura requerida y sistemas de apoyo para el portafolio.
  • El administrador de portafolio selecciona y prioriza componentes dentro del portafolio, pero debe de revisar, reasignar, re-priorizar, y optimizar el portafolio, para asegurarse el continuo cumplimiento de acuerdos a las necesidades y oportunidades del mercado.
  • Proveer a los interesados claves con las evaluaciones sobre la selección, priorización y desempeño de los componentes que conforman el portafolio.
  • Debe de identificar o intervenir si ese es el caso cuando se presenten problemas, situaciones y riesgos a nivel de portafolio que impacten el desempeño de este.
  • Su responsabilidad incluye Medir y monitorear el valor para la organización, a través de KPI, mediadas financieras como Tasa Interna de Retorno (TIR), Valor Presente Neto (VPN), recuperación de la inversión (PP).
  • Revisar cumplimientos legales y regulatorios por parte del portafolio.
  • Participar en revisiones a nivel de programa y proyecto, y esto lo hace para reflejar apoyo de alto nivel, liderazgo e involucramiento en asuntos importantes.
  • Es el responsable de adherir el portafolio a los estándares de ética, integridad y disciplina de la organización.
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Áreas que debe regir un Administrador

Ahora miremos algunas áreas en las cuales debe liderar, gobernar o regir el administrador de portafolios

Alineamiento Estratégico:
  • Un administrador de portafolios debe comprender los objetivos estratégicos de la organización y sus prioridades estratégicas y como el portafolio apoya a estas.
  • Tomar en cuenta beneficios y riesgos (tanto financieros y no financieros), el administrador de portafolios no crea la estrategia de la organización pero puede participar en el proceso dependiendo del tipo de organización que sea.
  • Implementación de la estrategia por monitoreo y el seguimiento de la ejecución de las iniciativas que apoya el portafolio.
  • Comunicación de resultados
Métodos y Técnicas de Administración de Portafolio
  • Debe tener experiencia en el uso de métodos y técnicas que incluyan medidas cuantitativas y cualitativas para administración de portafolios
  • Herramientas de decisión (TIR, VPN, ROI)
  • Técnicas de simulación (métodos estocásticos, como la simulación de Monte Carlo o sistemas bayesianos)
  • Modelos de medición de competencia y capacidad
  • Auditoría de proyectos y programas
Métodos y Técnicas de Administración de Programas y Proyectos
  • Para evaluar el progreso de los componentes del portafolio, para evaluar el progreso de los componentes del portafolio
  • Poder entender los reportes y detalles para verificar el cumplimiento de los componentes
  • Medir evaluaciones de progreso (Mediante la utilización del Método del Valor Ganado- EVM)
Desarrollo de los procesos y mejora continua
  • El administrador de portafolios debe tener un entendimiento sino ser un experto en los procesos de desarrollo y mejora continua esto para desarrollar los procesos de administración de portafolios
  • Aplicar técnicas de modelación
  • Aplicar principios de calidad y metodología (Calidad Total-TQM, Mejora de calidad-CQI, Lean, Six Sigma)
Habilidades generales de negocios

Un administrador eficaz de portafolios tiene una visión para los negocios bien desarrollada con conocimiento de mercados relevantes, clientela, competencia, etc.Entre las habilidades que este debe tener: Entender principios financieros, Crear, utilizar y aplicar KPI para portafolios, Analizar información financiera, Realizar análisis de tendencia.

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Además tenemos otras habilidades generales de administración:
  • Liderazgo
  • Capacidad de interacción con ejecutivos y administradores
  • Capacidad para administrar personal
  • Comunicación, creación de equipos, planificación, resolución de conflictos, toma de decisiones, etc.

Debe de comunicarse, manejar e influir con todos los interesados del portafolio. Un administrador efectivo de portafolios entiende cómo manejar los riesgos y oportunidades a niveles compuestos, tomando en consideración la dinámica del portafolio, como las restricciones fiscales, las ventanas de oportunidades, las limitaciones de los componentes y la dinámica de las partes interesadas, por lo cual el debe de capitalizar en las oportunidades (generación de nuevos componentes, para el portafolio). Mitigación de riesgos, para reducir el impacto o eliminarlos de estos elementos sobre el portafolio.

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