Sistemas de administración de programas y portafolios

Indicadores Claves Desempeño KPI

Un programa es un conjunto de proyectos que guardan cierta relación entre sí y que se pueden ejecutar de modo secuencial, totalmente en paralelo o parcialmente. La dirección del programa se centra en las dependencias que existen entre proyectos, las economías de escala para reducir costes y la coordinación de distintos proyectos para eliminar riesgos. Un portafolio es un nivel de agrupación superior, en el que se gestionan y priorizan tanto programas como proyectos individuales, que no tienen por qué estar relacionados entre sí pero que ayudan en su conjunto a alcanzar objetivos estratégicos del negocio. A continuación, se presenta un resumen de los sistemas utilizados en la administración de programas y portafolios.

Administración de programas y portafolios y sus sistemas

Los programas son una estructura que está sobre los proyectos, que tiene un conjunto de proyectos relacionados entre sí, o sea, más de un proyecto y se gestionan sus componentes en forma coordinadas para obtener beneficios que no se pueden lograr de forma individual. Los beneficios que entrega un programa se pueden obtener de forma incremental, o sea, a medida que se va desarrollando el programa o al final del programa. Se agrupan dentro de un portafolio y se componen de subprogramas, proyectos y otros trabajos, que sus componentes son administrados en una forma coordinada para apoyo del portafolio. La administración de programas se enfoca en lograr los objetivos esperados por el portafolio y alineados a los objetivos organizacionales. El programa puede ser de carácter temporal, porque una vez que se haya obtenido los beneficios por el cual fue formulado, éste termina.

La administración de programas permite a las organizaciones la optimización del costo calendario y esfuerzo entre los componentes los cuales son los proyectos, se enfoca en integrar, monitorear y controlar las interdependencias de los proyectos, es decir, los elementos en común que tienen los proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para administrar estas interdependencias.

Procesos de Administración de Programas y Áreas de Conocimiento

  • Inicio: aquí se definen los beneficios y se autoriza la creación de programa
  • Planeación: aquí se determina el plan de acción para cumplir con los beneficios además se define el alcance del programa
  • Ejecución: donde se pone en práctica las acciones planificadas para la obtención de beneficios y los objetivos del programa
  • Monitoreo y control: para verificar si el programa y sus componentes progresa según lo planificado y también para tomar acciones preventivas o correctivas cuando así se requiera
  • Cierre: la formalización de la terminación ordenada del programa y la aceptación de servicios productos o beneficios que se va entregar

Lee también: Que es la Administración de programas Características y Propósito

El portafolio es una colección de proyectos, programas, sub portafolios y operaciones agrupados para facilitar la administración de estos y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. Éstos elementos no necesariamente están relacionados, a su vez estos elementos pueden ser priorizados. La administración de Portafolio busca asegurar que los programas sean seleccionados, priorizados y provisionados con respecto a la estrategia organizacional.

Dentro de los elementos importantes dentro de la administración de portafolio tenemos:

  • Alineamiento de estrategia e inversión.
  • Ciclo de vida de los componentes de la administración de portafolios.
  • Ciclo de procesos de la administración de portafolio.
  • Establecimiento del proceso de administración de portafolios.

Para exitosamente utilizar los procesos de administración de portafolio se requiere primero:

  • Entender el plan estratégico de la organización
  • Establecer criterios estratégicos de la organización para la administración de portafolio
  • Considerar todos los proyectos de la organización programas y otros componentes del portafolio
  • Seguir los procesos acordado si establecidos por la organización

Según las normas establecidas por el P.M.I 2008 existen dos grupos de procesos de administración de portafolios éstos grupos son:

Grupo de procesos de alineamiento: en el grupo de procesos de alineamiento se determina como los componentes serán categorizado evaluados seleccionados para su inclusión y administración dentro del portafolio.

Grupo de proceso de monitoreo y control: aquí se realiza revisiones de indicadores de desempeño de forma periódica para observar y le alineamiento estratégico y verificación de los beneficios esperados por la organización.

Procesos de Administración de Riesgos de Portafolios

  • Identificación de Riesgo en Portafolio: ¿Qué riesgos pueden afectar al portafolio?
  • Análisis de Riesgo en Portafolio: Evaluación y combinación de las probabilidades de ocurrencia e impacto de este.
  • Desarrollo de Respuesta a Riesgo en Portafolio: Aquí se desarrollan las opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del portafolio
  • Monitoreo y Control de Riesgo en Portafolio: Aquí se da el seguimiento de los riesgos identificados, el monitoreo de los riesgos residuales, la identificación de nuevos riesgos y la ejecución del plan de respuesta a los riesgos y su evaluación efectiva, estos procesos interactúan cada uno con otros, también interactúan con procesos de otras áreas de conocimiento de portafolio.

Dentro de los elementos importantes en la administración de portafolio, tenemos:

  • Alineamiento de estrategia e inversión.
  • Ciclo de vida de los componentes de la administración de portafolios.
  • Ciclo de procesos de la administración de portafolio.
  • Establecimiento del proceso de administración de portafolios.

En la administración de portafolio el ciclo de proceso tiene las siguientes características:

  • Administración de portafolios es un proceso de negocios continuo. El portafolio no es de carácter temporal.
  • Ciertas actividades son llevadas a cabo periódicamente; otras, no.
  • El propósito es representar las actividades del portafolio en los otros procesos del negocio.
  • Una vez establecido el proceso de administración de portafolio, este no termina. Porque no es de carácter temporal.

El proceso de administración de portafolios comprende la identificación categorización, evaluación, selección, priorización de componentes, que incluye el equilibrio del portafolio, la autorización de los componentes, la revisión de los reportes desempeño, comunicación de ajustes de portafolio y finalmente monitoreo de cambio de estrategia.

Conclusiones

  • La administración de Portafolio busca asegurar que los programas sean seleccionados, priorizados y provisionados con respecto a la estrategia organizacional.
  • Todo administrador de portafolio debe de entender el impacto que tiene la administración de portafolios en la organización, sus beneficios y requerimientos.

Sistemas de administración de programas y portafolios

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