TÉRMINOS REFERENCIA PROYECTO | QUÉ ES UN TÉRMINO DE REFERENCIA EN UN PROYECTO | QUE SE DESCRIBE EN UN TÉRMINO DE REFERENCIA | QUÉ DEBE CONTENER EL TDR | TÉRMINOS REFERENCIA PROYECTO | QUIÉN ELABORA LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PROYECTO
Guía para términos de referencia
Instrucciones Guía Términos de Referencia
Antecedentes: Descripción del contexto del país o proyecto
Descripción del proyecto:
- Incluir información sobre los antecedentes objetivos del proyecto
- Describir el contexto de los servicios requeridos
- Enfatizar la relevancia / propósito del trabaja y como se vincula al proyecto
- Listar y describir los actores principales del proyecto
Alcance del trabajo: Listar los resultados que el contratista deberá alcanzar y las tareas más relevantes que deberá realizar
Productos esperados:
- Liste en forma secuencia los productos esperados que corresponden al trabajo así como sus fechas de entrega
- En caso que se requieran múltiples aprobaciones para uno o varios productos deberás adecuadamente indicado en esta sección.
- En la medida de lo posible se recomienda el uso de una taba bajo la forma:
| Producto | Tiempo Estimado | Fecha estimada de entrega | Revisiones y aprobaciones requeridas (indicar persona encargada) | |
Arreglos institucionales:
- Identificar las autoridades específicas que supervisarán directamente al contratista y quien será directamente responsable de informar, buscar aprobación y aceptación del producto (por ejemplo, Director de proyecto nacional, etc..)
- Indicar la frecuencia de presentación de informes de progreso, si es necesario (por ejemplo, semanal, mensual, quincenal, etc.), los formatos recomendados, si existieses. Si debe presentar informes, indicar a la audiencia y el lugar esperado.
- Identificar a las organizaciones/instituciones/personas con quien se espera el contratista interactúe/colaborare/se reúna con en el curso del trabajo a realizar (por ejemplo, otros organismos, coimplementadores de proyecto, donantes, comunidades, unidades de gobierno local, etc..)
- Definir roles / grado de participación de las entidades involucradas en la gestión e implementación del contrato (por ejemplo, como respuestas a la encuesta, especialistas para conferir con aprobación de la autoridad, evaluación de desempeño, etc..)
- Especificar si el proyecto será capaz de proporcionar (o no) de las instalaciones, personal de apoyo, apoyan de servicio o apoyo logístico, lo serán y en qué etapa de la obra.
Duración del trabajo
- Duración trabajo / total del de días, semanas o meses previstos de la consultoría incluyendo días-persona efectiva, si procede. Destacar la fecha prevista de finalización completa, si el tiempo es esencial, indicar las consecuencias de cualquier retraso
- Indicar la fecha prevista para el inicio de los trabajos y la fecha esperada de finalización, incluidas las condiciones para determinar ambas fechas, si hubiese
- Proporcionar el tiempo estimado del proyecto para revisar productos, dar comentarios, certificar la aprobación y aceptación de productos, etc…
- Explicar razón especial de urgencia, si hubiere y cualquier consecuencias grave e impacto de cualquier tipo de retraso en la finalización del trabajo (por ejemplo, aplazamiento de la fase posterior al año siguiente), la cancelación de la asignación de presupuesto para el proyecto, otras pérdidas potenciales a cualquiera de las partes involucrada, etc.
Sede de trabajo
- Identificar la ubicación o estación de trabajo del contratista para la duración del contrato, mencionando todas las posibles ubicaciones de viaje en pos de otras actividades relevantes, especialmente cuando viajan a lugares de seguridad fase I o superior, cuando sea necesario
- Informar si se requiere que el contratista informe con regularidad o esté presente en una oficina para el trabajo, incluidas la frecuencia de reporte, incluso si intermitente
Pagos: Los pagos se realizarán en [indicar moneda], empleando la siguiente distribución:
| Producto | Porcentaje | Monto (indicar moneda) |
Adjudicación: Inicialmente se puede indicar el método de adjudicación. No obstante, los detalles se incorporan el documento base.
Ejemplo Resuelto Guía Términos de Referencia TDR
HO-T1197 – Apoyo para Mujeres y Niños – Vulnerables en Áreas Pobres Mediante Intervenciones
Antecedentes: PACHCN es una organización no gubernamental que ocupa un lugar importante en Honduras desde 1996, año en que fue registrada con la Secretaría de Gobernación y Justicia. Después del huracán Mitch en 1998, PACHCN ha intensificado sus esfuerzos en todo el país para atender a la población que vive en pobreza y extrema pobreza. Bajo el liderazgo de su Presidente Cardenal Oscar Andrés Rodríguez, PACHCN ha implementado programas de atención médica y dental directa, educación primaria de salud, capacitación y capacitación de promotores de salud, construcción de sistemas de acceso a agua, construcción de eco-fogones y otros programas.
Desde el 2014, PACHCN tiene una oficina ubicada en Tegucigalpa. PACHCN ya tiene experiencia en la ejecución de los fondos supervisados por el Banco mediante la CT Apoyo para Mujeres y Niños Vulnerables en Áreas Pobres Mediante Intervenciones (HO-T1197) (ATN/JO-14334-HO) con buenos resultados en la gestión fiduciaria de los fondos y en el logro de los resultados
Descripción del proyecto
Con recursos de la Contribución, el organismo ejecutor desarrollará e implementará programas educativos y de capacitación, que se llevarán a cabo en los centros de salud de Choluteca, Valle, Francisco Morazán, Comayagua y La Paz. Los centros de salud se identificaron debido a que son los centros que proveen servicios de salud a las comunidades previamente identificada. El Proyecto cuenta con cinco componentes:
Componente 1. Niñez saludable
El Componente financiará la educación y capacitación de 100 voluntarios comunitarios1 y personal de la Secretaría de Salud para reducir la malnutrición y la prestación de servicios básicos de salud a 2.000 niños en las comunidades participantes. Los promotores de salud voluntarios recibirán un estipendio mensual de 1.000 lempiras (aproximadamente US$42.55) para cubrir los costos de comunicación y transporte para realizar las visitas a las viviendas de los beneficiarios del Proyecto, así como para cubrir los costos de visitas y reuniones en centros de salud comunitarios. Tanto los voluntarios como el personal de las clínicas locales coordinarán, ejercicios de capacitación con el propósito de que todos los beneficiarios reciban capacitación en salud, nutrición, además de prácticas concretas en la preparación de alimentos saludables para niños y mujeres embarazadas. Se verificará la implementación de dichas prácticas y se reforzará la solidaridad comunitaria a través de visitas domiciliarias de rutina realizadas por voluntarios del programa. Además, se alentará a los beneficiarios a asistir a reuniones mensuales para reforzar el aprendizaje y la recopilación de datos relativos al crecimiento y desarrollo saludable del niño. El programa garantizará que los niños y las mujeres embarazadas reciban micronutrientes y/o vitaminas.
Componente 2. Seguridad alimentaria
El objetivo de este Componente es mejorar el acceso, disponibilidad y consumo de alimentos en las familias atendidas por la CT, brindándoles asistencia técnica e insumos agrícolas. Dos expertos, un nutricionista y un agrónomo, serán contratados para realizar las siguientes actividades:
- Identificar el potencial de las comunidades para desarrollar huertos familiares, seleccionando las familias que cumplan los criterios, tales como disponibilidad de tierra, agua; adicionalmente se pedirá la firma de un compromiso de trabajo para cumplir con los requerimientos del Componente
- Capacitar a las personas en prácticas de jardinería familiar
- Dentro del alcance del presupuesto de actividades y en coordinación con el nutricionista, se comprarán semillas y el capital necesario para la producción de alimentos locales para mejorar la nutrición de las familias. Se producirán estudios de caso para retomar lecciones aprendidas de la intervención. Se prepararán materiales de capacitación en formato digital que serán entregados al Banco y la evaluación final hará énfasis en documentar los procesos y sistematizar los estudios de caso del Componente.
Componente 3. Equipamiento de centros de salud en el área de influencia del Proyecto
Este Componente incluye:
- Diagnóstico de las condiciones de las instalaciones de los centros de salud comunitarios
- Instalación de computadoras en cada centro de salud
- Equipo y capacitación para la prestación de servicios de ultrasonido en los centros de salud UAPS (anteriormente CESAR)
- Mejora de los centros de salud
- Coordinación con el programa de fortalecimiento del sistema nacional de información, campañas preventivas, epidemiológicas, vacunación, etc.
Este conjunto de actividades se referirá a un total de 8 centros de salud: 5 Centros de Atención Primaria (UAPS) y 3 Centros Integrados de Salud (CIS, anteriormente denominados CESAMOS), identificados porque son los que prestan servicios de salud a los beneficiarios del Proyecto (Choluteca, Valle, Francisco Morazán, Comayagua y La Paz) y que serán mejorados y dotados de servicios médicos y equipo computacional.
Componente 4. Utilización de tecnologías de la información y la comunicación para los servicios de salud. Este Componente financiará:
- El establecimiento de convenios con médicos para la prestación de servicios a través de celulares (por ejemplo, a través del envío de imágenes por redes sociales), en coordinación con trabajadores comunitarios de PACHCN. Se contratará un número de médicos para la prestación de consultas telemédicas. Los voluntarios, en sus visitas rutinarias podrán hacer consultas a los médicos contratados a través de llamadas o del envío de imágenes. Se mantendrá un registro de estadísticas y descripciones de servicios específicos relacionados con las llamadas médicas, junto con los diagnósticos y las recomendaciones médicas. También se mantendrá y se pondrá a disposición un registro de visitas médicas a las comunidades y una lista de pacientes atendidos
- Provisión de 20 kits médicos comunitarios para atención primaria que serán administrados por comités de salud, compuestos por un miembro del centro de salud comunitario, un voluntario de salud y un coordinador de proyecto de PACHCN. Este comité será responsable de la gestión y utilización de los kits, garantizando la calidad de los medicamentos, manteniendo su oferta adecuada y controlando los riesgos que puedan afectar a la población beneficiaria. En coordinación con los centros de salud locales, se elaborará una lista de medicamentos y suministros para los kits de atención primaria, junto con directrices para su uso y manejo. Los kits se utilizarán principalmente en aquellas comunidades que carecen de fácil acceso a centros de salud como resultado de distancia y/o terrenos difíciles. Se ofrecerán talleres de capacitación con el propósito de coordinar entre el personal médico de los centros de salud y el personal y voluntarios de PACHCN en cuanto al uso de los kits médicos.
Componente 5. Ejecución y auditorias
Este Componente financiará personal para la unidad ejecutora del Proyecto, gastos relacionados con la administración y operación del mismo (materiales de oficina y servicios para el adecuado funcionamiento de la unidad ejecutora en Honduras), una firma auditora y una evaluación final de los resultados del Proyecto.
El Proyecto tiene los siguientes objetivos:
- Mejorar la capacidad en las zonas rurales para implementar y mantener programas de educación destinados a mejorar la salud y la nutrición
- Establecer vínculos de coordinación y operación con los centros de salud del sistema nacional de la Secretaría de Salud, para la elaboración y ejecución de programas de capacitación continua, soporte y prestación de servicios
- Contribuir a mejorar la disponibilidad, acceso, consumo y utilización de alimentos en forma suficiente, adecuada, y sostenible, para alcanzar la reducción de la desnutrición en niños y niñas.
Alcance del trabajo
El Proyecto será ejecutado por Pan American Catholic Health Care Network (PACHCN). Se utilizará la Unidad Ejecutora encargada de la operación HO-T1197, añadiendo el apoyo técnico adicional listado en los componentes y será responsable de:
- Diseñar el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) y presentar informes semestrales
- Adquirir bienes y servicios y seleccionar y contratar servicios de consultoría necesarios para la ejecución del Proyecto, de acuerdo con las Políticas del Banco
- Garantizar el cumplimiento de los objetivos de desarrollo del Proyecto
- Procesar las solicitudes de desembolso semestralmente y de acuerdo con el flujo de necesidades financieras
- Mantener un adecuado sistema de control financiero-contable interno, monitoreo y evaluación de los indicadores de desempeño de los proyectos, basado en la Matriz de Resultados
- Contratar una firma de auditoría independiente que sea aceptable para el Banco, para llevar a cabo una auditoría financiera al final del Proyecto, de acuerdo con los Términos de Referencia que se acuerden con el Banco.
Productos esperados
Arreglos institucionales
El Beneficiario deberá presentar al Banco los siguientes informes: (i) informes semestrales de progreso, dentro de los treinta (30) días siguientes a la finalización de cada semestre calendario, los que deberán incluir, entre otros: el detalle de las actividades implementadas y sus costos por componente, el avance en los resultados alcanzados, las lecciones aprendidas, las contribuciones de las consultorías, y las actividades y productos pendientes; (ii) un informe final, dentro de los seis (6) meses contados a partir de la finalización de la última actividad del Proyecto, que deberá incluir, entre otros: el análisis por componente de las actividades desarrolladas y sus costos, el análisis de los productos e indicadores alcanzados en base a la matriz de resultados, el análisis de sostenibilidad del Proyecto y las lecciones aprendidas.
El Beneficiario se compromete a que se presenten a satisfacción del Banco, por sí o por intermedio del Organismo Ejecutor, dentro de los plazos y durante el período de tiempo establecidos a continuación, los siguientes informes: (i) dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de la fecha de vencimiento de cada semestre y durante el plazo para desembolsos de la Contribución, informes financieros no auditados sobre las actividades del Proyecto financiadas en el semestre anterior para los componentes del Proyecto. El último de estos informes financieros será presentado dentro del plazo de ciento veinte (120) días siguientes a la fecha estipulada para el último desembolso de la Contribución. (ii) dentro del plazo de ciento veinte (120) días siguientes al cierre de cada ejercicio económico del Beneficiario/Organismo Ejecutor y durante el plazo para desembolsos de la Contribución, los estados financieros auditados del Proyecto. El último de estos informes será presentado dentro del plazo de ciento veinte (120) días siguientes a la fecha estipulada para el último desembolso de la Contribución. (b) Para efectos de lo indicado en el Artículo 14(e) de las Normas Generales de este Convenio, el Banco seleccionará y contratará los servicios de contadores públicos independientes con cargo a los recursos de la Contribución, para la realización de la auditoría de: los informes financieros indicados en el inciso (a) anterior de este Acápite. El Organismo Ejecutor se compromete a facilitar, dar acceso y presentar la información requerida por los auditores externos contratados por el Banco para estos propósitos.
El organismo ejecutor deberá seguir las Políticas de Adquisiciones del Banco de acuerdo con las prácticas del mercado para el sector privado o comercial, aceptables para el Banco, de tal manera que las adquisiciones resulten en precios de mercado competitivos para los bienes y servicios necesarios para el Proyecto. Salvo que el Banco requiera lo contrario, los contratos para la adquisición de bienes y servicios, y de consultores serán supervisados en forma ex post, de conformidad con las políticas del Banco. Adicionalmente, dichas contrataciones deberán negociarse de una manera independiente, teniendo en cuenta los intereses financieros del organismo ejecutor por encima de los intereses de cualquier afiliada. Cuando un socio o afiliado del organismo ejecutor actúe también como contratista del organismo ejecutor, deberá demostrarse a satisfacción del Banco que los precios pagados son aproximadamente iguales a los precios de mercado, que están dentro del presupuesto del Proyecto y que las condiciones del contrato son equitativas y razonables.
El Proyecto será supervisado por el especialista de Salud del Banco en Honduras. El organismo ejecutor deberá entregar al Banco informes semestrales de avance que contengan un resumen de la ejecución física y financiera de los últimos seis (6) meses de la operación, un resumen de retos y lecciones aprendidas y una descripción de las principales actividades a ser implementadas en los siguientes seis (6) meses. El Proyecto, adicionalmente, incluirá una medición de línea de base al inicio del Proyecto y una evaluación de logros del mismo antes del cierre de la operación, a ser financiados con el Componente 5 del Proyecto.
El Organismo Ejecutor, deberá permitir al Banco que inspeccione en cualquier momento el Proyecto, el equipo y los materiales correspondientes y revise los registros y documentos que el Banco estime pertinente conocer. El personal que envíe o designe el Banco para el cumplimiento de este propósito como investigadores, representantes o auditores o expertos deberá contar con la más amplia colaboración de las autoridades respectivas. Todos los costos relativos al transporte, salario y demás gastos de dicho personal, serán pagados por el Banco.
El Organismo Ejecutor, deberá proporcionar al Banco, si un representante autorizado de éste lo solicita, todos los documentos, incluidos los relacionados con las adquisiciones, que el Banco pueda solicitar razonablemente. Adicionalmente, el Beneficiario y el Organismo Ejecutor deberán poner su personal a la disposición del Banco, si así se les solicita con una anticipación razonable, para que responda a las preguntas que el personal del Banco pueda tener de la revisión o auditoría de los documentos. El Beneficiario o, en su caso, el Organismo Ejecutor, deberá presentar los documentos en un tiempo preciso, o una declaración jurada en la que consten las razones por las cuales la documentación solicitada no está disponible o está siendo retenida. El Beneficiario por sí o por medio del Organismo Ejecutor, asimismo, deberá: (a) Proporcionar a los consultores y a los expertos locales, servicios de secretaría, oficinas, útiles de escritorio, comunicaciones, transporte y cualquier otro apoyo logístico que requieran para la realización de su trabajo; (b) Presentar al Banco copia de los informes de los consultores y sus observaciones sobre los mismos; (c) Suministrar al Banco cualquier otra información adicional o informes jurídicos que éste razonablemente le solicite respecto de la realización del Proyecto y de la utilización de la Contribución y del Aporte; y (d) Mantener informado al Representante del Banco en el respectivo país o países sobre todos los aspectos del Proyecto.
Duración del trabajo
El plazo para la ejecución del Proyecto será de treinta y seis (36) meses, contados a partir de la fecha de vigencia del Convenio. El plazo para el desembolso de los recursos de la Contribución será de treinta y seis (36) meses, contados a partir de esa misma fecha. Cualquier parte de la Contribución no utilizada vencido el plazo antedicho quedará cancelada.
Sede de trabajo
Organización Pan American Health Care Network, Colonia Lora, Calle Manuel, Jose Arce Villa Iris, Casa 802
Tegucigalpa, Honduras, CA
Pagos
Adjudicación
El primer desembolso de la Contribución está condicionado a que el Beneficiario, por sí o por medio del Organismo Ejecutor, haya:
- Designado uno o más funcionarios que puedan representarlo en todos los actos relacionados con la ejecución de este Convenio y haya hecho llegar al Banco ejemplares auténticos de las firmas de dichos representantes. Si se designaren dos o más funcionarios, corresponderá señalar si los designados pueden actuar separadamente o si tienen que hacerlo de manera conjunta;
- Presentado un cronograma para la utilización del Aporte. (b) Si dentro de los ciento ochenta (180) días contados a partir de la vigencia de este Convenio, o de un plazo más amplio que las partes acuerden por escrito, no se cumplieren las condiciones previas al primer desembolso establecidas en este Artículo y en las Estipulaciones Especiales, el Banco podrá poner término a este Convenio dando al Beneficiario o al Organismo Ejecutor, según corresponda, el aviso correspondiente.
Para que el Banco efectúe cualquier desembolso será menester:
(a) que el Beneficiario o el Organismo Ejecutor en su caso, haya presentado por escrito, o por medios electrónicos según la forma y las condiciones especificadas por el Banco, una solicitud de desembolso y que, en apoyo de dicha solicitud, se hayan suministrado al Banco, los pertinentes documentos y demás antecedentes que éste pueda haberle requerido
(b) que el Beneficiario o el Organismo Ejecutor en su caso, haya abierto y mantenga una o más cuentas bancarias en una institución financiera en la cual el Banco realizará los desembolsos de la Contribución
(c) salvo que el Banco acuerde lo contrario, las solicitudes deberán ser presentadas, a más tardar, con treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha de expiración del plazo para desembolsos o de la prórroga del mismo, que el Beneficiario o el Organismo Ejecutor, según corresponda, y el Banco hubieren acordado por escrito
(d) que no haya surgido alguna de las circunstancias descritas en el Artículo 7 de estas Normas Generales.
Criterios de Evaluación
Términos de referencia de un Proyecto TDR
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